Informatiebeheer - scannenInformatiebeheer - scannen
Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden.
Before the post can be registered it will first have to be scanned. In the beginning of working in a case-oriented way with Mozard, often not all post will be scanned in as cases (zaken) yet. So this has to be taken into account when sorting the post.
De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling of scancategorie, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost.
The post is opened and often first sorted by department or scan category; after that the split is made between post that is zaakpost and post that is not.
De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren.
The zaakpost is given a barcode label (see the menu item Printen barcode) for the day in question, and after that the scanning per department can begin. The barcode label has a number of functions: besides recognition by Mozard, it serves as a document separator, it replaces the date stamp and it is suitable for numeric archiving.
Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De Scanvelop bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv.: uitgaande brief met natte handtekening).
Besides scanning paper post, a scanning line can possibly also intercept other channels such as faxes and mail messages and offer them as digital post to be entered. The Scanvelop also contains a barcode for adding a physical item to a zaakdossier (e.g.: an outgoing letter with a wet signature).
Als een medewerker een papieren document wil laten scannen en opnemen in een map of dossier maakt hij/zij een scanvoorblad aan vanuit een map of zaakdossier. Dit noemen we een ‘Scanvelop’. De medewerker print het voorblad uit en stuurt de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad (veelal DIV of KCC). Vervolgens wordt het voorblad met brondocument gescand via een speciale instelling in de scansoftware. De laatste tijd wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van QR-code in plaats van een scanvelop voorblad.
When a member of staff wants a paper document to be scanned and included in a folder or dossier, he/she creates a scan cover sheet from a folder or zaakdossier. We call this a ‘Scanvelop’. The member of staff prints out the cover sheet and sends the scanvelop with the source document to the department stated on the scan cover sheet (often DIV or KCC). The cover sheet with the source document is then scanned through a special setting in the scanning software. Lately a QR code is also being used more and more often instead of a scanvelop cover sheet.