Hoe registreer ik een poststuk?How do I register an item of post?

Hoe registreer ik een postscan als zaak?How do I register a postscan as a case (zaak)?

Na een klik op Postintake wordt het scherm categorie indeling postintake geopend.

After a click on Postintake, the screen categorie indeling postintake is opened.

Per categorie wordt aangegeven hoeveel poststukken er klaar staan om ingeboekt te worden.

For each category it is indicated how many items of post are ready to be booked in.

Bij het activeren van een categorie wordt direct een poststuk geopend in een apart venster, in het reeds geopende venster wordt het scherm Postintake – Selecteren zaak zichtbaar. Voor de medewerkers postintake is het zeer aan te bevelen dat zij beschikken over 2 beeldschermen zodat de post efficiënt ingeboekt kan worden. In het één beeldscherm wordt de scan getoond en in het andere beeldscherm kan de post ingeboekt worden.

On activating a category, an item of post is opened straight away in a separate window; in the window that is already open, the screen Postintake – Selecteren zaak becomes visible. For the members of staff doing the postintake it is highly advisable that they have 2 monitors, so that the post can be booked in efficiently. On the one monitor the scan is shown, and on the other monitor the post can be booked in.

Het poststuk wordt na het openen van de postintake ook op je naam gezet. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat een collega hetzelfde poststuk gaat inboeken. Dus indien je het inboeken niet af maakt blijft het poststuk op jouw naam staan. Pas de volgende dag staan de poststukken weer beschikbaar voor de collega's om het poststuk alsnog in te boeken.

After the postintake has been opened, the item of post is also put in your name. This is done to prevent a colleague from booking in the same item of post. So if you do not finish the booking in, the item of post stays in your name. Only the next day are the items of post available again for colleagues to book the item of post in after all.

Dit is de eerste stap van het Postintake proces (1 van 4).

This is the first step of the Postintake process (1 of 4).

In dit scherm zie je links boven het scannummer en de kwaliteitsbeoordeling van de scan. Als de scanmedewerker heeft aangegeven dat de scan een bijlage is van een eerder ingeboekte scan wordt dit weergegeven onder vermelding van de scannaam.

In this screen you see, at the top left, the scan number and the quality assessment of the scan. If the scanning member of staff has indicated that the scan is an attachment to a previously booked-in scan, this is displayed, stating the scan name.

Rechts boven zie je een invoerveld om het betreffende zaaktype te zoeken. Tik in het invoerveld een onderwerp van de brief of zaaktypenaam en klik op de knop Zoek zaaktype. Aan de hand van de inhoud van de scan wordt gezocht naar het juiste zaaktype. Aan de hand van de woorden in de zaaktype naam en de omschrijving vindt de zoekopdracht plaats.

At the top right you see an input field for searching for the case type (zaaktype) in question. Type a subject of the letter or a zaaktype name in the input field and click the button Zoek zaaktype. The right zaaktype is searched for on the basis of the content of the scan. The search is carried out on the basis of the words in the zaaktype name and the description.

In het onderste deel van het scherm worden de zaaktypen met omschrijving getoond die voldoen aan je zoekopdracht. Klik vervolgens op het zaaktype van je keuze om de brief te koppelen aan het zaaktype.

In the bottom part of the screen, the zaaktypen with a description that match your search are shown. Then click the zaaktype of your choice to link the letter to the zaaktype.

Via de knop Bestaande zaak koppel je een brief rechtstreeks als bijlage aan een zaak. In het subscherm zoek je op zaaknummer of een ander kenmerk zoals aanvrager. Selecteer de juiste zaak en het documenttype (veelal bijlage bij aanvraag) om de bijlage toe te voegen aan het zaakdossier.

Through the button Bestaande zaak you link a letter directly to a zaak as an attachment. In the subscreen you search on zaak number or another kenmerk such as the applicant. Select the right zaak and the documenttype (usually bijlage bij aanvraag) to add the attachment to the zaakdossier.

Met de knop Scan / document geef je aan dat om bepaalde redenen het document opnieuw gescand moet worden.

With the button Scan / document you indicate that for certain reasons the document has to be scanned again.

Als het niet lukt om de brief te koppelen aan het juiste zaaktype gebruik je de knop Te complex, de gescande brief wordt op een later moment (na onderzoek) door jou of een collega alsnog aan een zaaktype gekoppeld en ingeboekt via Post complex.

If you do not manage to link the letter to the right zaaktype, you use the button Te complex; the scanned letter is then linked to a zaaktype after all at a later moment (after investigation), by you or a colleague, and booked in through Post complex.

Stap 2 van 4 - aanvragerStap 2 van 4 - aanvrager

Nadat het zaaktype is gekozen waar je de scan aan wilt koppelen gaan we naar stap 2 van het inboeken van de scan: in dit scherm wordt de aanvrager gezocht en gekoppeld.

Once the zaaktype the scan is to be linked to has been chosen, we go to step 2 of booking the scan in: in this screen the applicant is searched for and linked.

Het zoeken van de aanvrager doe je door één of meerdere invoervelden te vullen om een burger of bedrijf te selecteren. Er worden hiervoor meerdere bronnen geraadpleegd, namelijk het gegevensmagazijn burgers en bedrijven en de naw zaakadressen lijst in Mozard. De naw lijst Mozard is samengesteld uit de gegevens van alle burgers en bedrijven die tot nu toe zijn opgevoerd door het inboeken van een poststuk of een aanvraag via een webformulier.

You search for the applicant by filling in one or more input fields in order to select a citizen or a company. Several sources are consulted for this, namely the gegevensmagazijn for citizens and companies and the naw zaakadressen list in Mozard. The naw list in Mozard is made up of the data of all citizens and companies that have been entered so far by booking in an item of post or an application through a web form.

Met de virtuele zoeksleutel b+bsn-nummer (b1234567) is het ook mogelijk een burger te vinden uit het gegevensmagazijn. Let wel: om gebruik te maken van deze mogelijkheid dien je wel geautoriseerd te zijn voor het autorisatieobject BSNZICHTBAAR. Neem hiervoor contact op met je functioneel beheerder.

With the virtual search key b+bsn-nummer (b1234567) it is also possible to find a citizen from the gegevensmagazijn. Note, though: to make use of this possibility you do have to be authorised for the authorisation object BSNZICHTBAAR. Contact your functioneel beheerder about this.

Door te klikken op de naam van de burger of het bedrijf worden de NAW gegevens van de aanvrager zichtbaar. Deze kunnen na believen aangepast/aangevuld worden. Als in de gescande brief een E-mail adres of telefoonnummer voor komt deze toevoegen aan de NAW gegevens en verstuur status sms/e-mail aan vinken. De aanvrager wordt op deze wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van zijn/haar aanvraag. Bij bedrijf/instelling bij voorkeur de gegevens van de contactpersoon vullen.

By clicking the name of the citizen or the company, the NAW data of the applicant becomes visible. This can be changed/supplemented at will. If an e-mail address or telephone number appears in the scanned letter, add it to the NAW data and tick verstuur status sms/e-mail. In this way the applicant is kept informed of the progress of his or her application. At a company/institution, preferably fill in the data of the contact person.

Het kan zijn dat je geen resultaat te zien krijgt als je de combinatie van postcode/huisnummer of de virtuele bsn-nummer sleutel hebt ingevoerd. In dat geval klik je op burger komt niet voor / bedrijf komt niet voor. Aan de hand van de ingevoerde combinatie van postcode/huisnummer worden in het vervolgscherm de adresgegevens automatisch gevuld waarna je zelf de overige gegevens kunt invoeren.

It may be that you are shown no result if you have entered the combination of postcode/house number or the virtual bsn-nummer key. In that case you click burger komt niet voor / bedrijf komt niet voor. On the basis of the combination of postcode/house number entered, the address data is filled in automatically in the follow-up screen, after which you can enter the remaining data yourself.

Stap 3 van 4 - betreftStap 3 van 4 - betreft

Indien de aanvraag wordt gedaan namens een belanghebbende (bijvoorbeeld de architect voor de woningeigenaar) wordt stap 3 Betreft leeg ook gevuld. Dit werkt op dezelfde wijze als de aanvrager in stap 2. De knop van meest voor de hand liggende volgende stap wordt altijd aan de linker kant getoond.

If the application is made on behalf of an interested party (for instance the architect for the house owner), step 3 Betreft leeg is also filled in. This works in the same way as the applicant in step 2. The button of the most obvious next step is always shown on the left-hand side.

Na het invullen van de NAW gegevens ga je naar stap 4 van 4 Kenmerken. In dit scherm worden kenmerken uit de gescande brief overgenomen die dienen als kenmerken in de zaak.

After filling in the NAW data you go to step 4 of 4, Kenmerken. In this screen, attributes (kenmerken) from the scanned letter that serve as kenmerken in the zaak are taken over.

Stap 4 van 4 - KenmerkenStap 4 van 4 - Kenmerken

In scherm kenmerken wordt het eventuele briefkenmerk en datum op de brief overgenomen.

In the kenmerken screen, the letter reference, if any, and the date on the letter are taken over.

De datum ontvangst is een verplicht veld, dit is de startdatum van de zaak en dus de doorlooptijd (deze datum is door een DIV/DIM medewerker alleen aan te passen zolang de zaak in status 1 staat).

The date of receipt is a mandatory field; this is the start date of the zaak and therefore of the lead time (this date can only be changed by a DIV/DIM member of staff as long as the zaak is in status 1).

Bij Suggestie extra kenmerken naam zaak aangegeven bepaal je de naam van de zaak.

At Suggestie extra kenmerken naam zaak aangegeven you determine the name of the zaak.

Het kan ook zijn dat de extra kenmerken naam zaak niet gebruikt moet worden, maar dat alleen kenmerken moeten worden gevuld.

It may also be that the extra kenmerken naam zaak should not be used, but that only kenmerken have to be filled in.

Activeer de knop Intake gereed als alles ingevuld is.

Activate the button Intake gereed once everything has been filled in.

Het kan zijn dat met DIV/DIM overeen gekomen is dat ook een verplicht object gevuld wordt door de postintake medewerker. In dat geval is er nog een vervolgscherm waarin een officieel BAG-adres of KAD perceel gekoppeld moet worden aan de zaak.

It may be that it has been agreed with DIV/DIM that a mandatory object is also filled in by the postintake member of staff. In that case there is a further follow-up screen in which an official BAG address or KAD plot has to be linked to the zaak.

Met de knop Zelfde scan, nieuwe zaak kan nog een zaak aangemaakt worden indien er over meerdere onderwerpen een vraag wordt gesteld.

With the button Zelfde scan, nieuwe zaak another zaak can be created if a question is asked about several topics.