Waarom is er een maillog met wachtrij?Why is there a mail log with a queue?

Waarom is er een maillog met wachtrij?Why is there a mail log with a queue?

De mailserver is het “ontkoppelpunt”. Als mozard de mail succesvol kan aanbieden op de versturende mailserver/gateway/relayhost/firewall/hoe-men-het-ook-wil-noemen (= eigen interne mailserver van de gemeente) is daarmee de kous af.

The mail server is the “decoupling point”. If Mozard can successfully offer the mail to the sending mail server/gateway/relay host/firewall/whatever-you-want-to-call-it (= the municipality's own internal mail server), that is the end of it.

Zolang mozard het mailtje niet kan aanbieden aan de relayhost blijft hij in mozard. Hij is dan te zien in het control paneel onder mail. Daar zie je alle mailtjes die nog niet verstuurd zijn. Als er berichten zijn met 10 verzendfouten kunnen deze gereset worden. Mailberichten die niet verstuurd zijn maar te oud om nog te versturen kunnen via de X aan het begin van de mailregel verwijderd worden.

As long as Mozard cannot offer the mail to the relay host, it stays in Mozard. It can then be seen in the control panel under mail. There you see all the mails that have not yet been sent. If there are messages with 10 send errors, these can be reset. Mail messages that have not been sent but are too old still to be sent can be deleted through the X at the start of the mail line.

Als de relayhost een mailtje niet kan bezorgen is het afhankelijk van de eigen configuratie hoe dat afgehandeld wordt.

If the relay host cannot deliver a mail, how that is handled depends on your own configuration.

Conclusie/Kort samengevat:

Conclusion/In short:

Als het mailtje uit mozard is kunnen we deze niet meer volgen. Dat is het “ontkoppelpunt”. De mail is dan door de mailserver van de klantorganisatie geaccepteerd. Vanaf daar is het de verantwoording van de eigen infra/configuratie. Zolang het mailtje niet door mozard succesvol verstuurd is(/kan worden), blijft hij in mozard en gaat hij zeker niet verloren. Echter na 10 pogingen worden de verzendpogingen gestaakt.

Once the mail is out of Mozard we can no longer track it. That is the “decoupling point”. The mail has then been accepted by the customer organisation's mail server. From there on it is the responsibility of your own infrastructure/configuration. As long as the mail has not been (/cannot be) sent successfully by Mozard, it stays in Mozard and it certainly does not get lost. However, after 10 attempts the send attempts are abandoned.

De zogenaamde ‘geplande mail’ status e-mailberichten van nog niet gestarte zaken worden ook in de wachtrij van de maillog getoond. De geplande berichten met een datum in de toekomst die overeen komt met de startdatum van de zaak. Op deze manier weten ook beheerders dat dit niet een vastgelopen mail is, maar één die gepland staat om verzonden te worden. Ook bij het wijzigen van de startdatum wordt hier rekening mee gehouden.

The so-called ‘geplande mail’ status e-mail messages of cases (zaken) that have not yet been started are also shown in the mail log's queue. The planned messages with a date in the future that matches the zaak's start date. This way administrators also know that this is not a stuck mail, but one that is planned to be sent. This is also taken into account when the start date is changed.

De berichten worden op de startdatum rond 07:00 in de ochtend verzonden. Hiermee voorkomen we dat mails midden in de nacht verzonden worden, wat wellicht niet gewenst is.

The messages are sent on the start date at around 07:00 in the morning. This prevents mails from being sent in the middle of the night, which may not be desirable.

Concept e-mail verwijderenDeleting a draft e-mail

Het is ook mogelijk een concept mailtje van een statuswijziging te verwijderen indien bij het statustype of het resultaattype de instelling ‘E-mail door behandelaar te annuleren?’ de waarde ‘Nee’ heeft.

It is also possible to delete a draft mail for a status change if, at the statustype or the resultaattype, the setting ‘E-mail door behandelaar te annuleren?’ has the value ‘Nee’.

Een Mozard beheerder kan via het Statuspaneel bij de optie MAIL de “Wachtrij” (Externe mail queue) openen. Daarin is de knop “zoek concept e-mailbericht” toegevoegd. Na activeren van deze knop wordt een zoekvenster geopend om het betreffende concept mailtje te zoeken en verwijderen.

A Mozard administrator can open the “Wachtrij” (external mail queue) through the statuspanel at the option MAIL. The button “zoek concept e-mailbericht” has been added there. After this button is activated, a search window is opened in order to look for the draft mail in question and delete it.

De concept mailtjes worden gevonden door het invoeren van:

The draft mails are found by entering:

• het functieverbandnummer (FNVB-volgnummer), ofthe functieverband number (FNVB sequence number), or
• het zaaknummer, ofthe zaak number, or
• het dossiernummer (hoofddossier van de zaak), ofthe dossier number (main dossier of the zaak), or
• eml_volgnr (het volgnummer van het concept E-mailbericht (dit is het nummer achter de url parameter ‘mEml=’)).eml_volgnr (the sequence number of the draft e-mail message (this is the number after the URL parameter ‘mEml=’)).

Via het icoontje, uiterst links in de regel van een gevonden concept e-mail, annuleer je het bericht.

Through the icon at the far left of the line of a draft e-mail that has been found, you cancel the message.

E-Mail zonder referentiecode / Zaak niet te bepalenE-mail without a reference code / zaak cannot be determined

Wanneer de klant van een zaak op de mail terug reageert dient hij de referentie, welke mee gestuurd wordt, onder aan de mail te laten staan. Maar het kan voorkomen dat de klant deze heeft verwijderd, of dat hij gebruikt maakt van een automatisch antwoord.

When the customer of a zaak replies to the mail, they have to leave the reference that is sent along with it at the bottom of the mail. But it can happen that the customer has deleted it, or that they use an automatic reply.

De binnenkomende mail zonder referentie kan veelal toch in de juiste zaak geplaatst kunnen worden op basis van het onderwerp of het e-mailadres van de afzender. Hierbij worden de volgende controle stappen uitgevoerd:

The incoming mail without a reference can usually still be placed in the right zaak on the basis of the subject or the sender's e-mail address. The following check steps are carried out here:

1. uit het onderwerp van de binnenkomende e-mail wordt het eerst voorkomende nummer (vanaf het eerste cijfer tot het eerste niet-cijfer) geselecteerd en dat wordt beschouwd als het zaak nummer. Als het zaaknummer voor komt dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,from the subject of the incoming e-mail the first number that occurs (from the first digit up to the first non-digit) is selected, and that is regarded as the zaak number. If the zaak number occurs, then the e-mail message is placed in the zaak dossier stated at EML_DOSSIER,
2. komen de eerste dertig posities van een recent (laatste vier uur) vanuit Mozard verstuurd e-mailbericht voor in het onderwerp van de binnenkomende e-mail? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,do the first thirty positions of an e-mail message recently (in the last four hours) sent from Mozard occur in the subject of the incoming e-mail? If so, then the e-mail message is placed in the zaak dossier stated at EML_DOSSIER,
3. komt de domeinnaam van de afzender van de binnenkomende e-mail overeen met die van een geadresseerde van het verstuurde bericht? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,does the domain name of the sender of the incoming e-mail match that of an addressee of the message that was sent? If so, then the e-mail message is placed in the zaak dossier stated at EML_DOSSIER,
4. komt als het e-mailadres bij precies één lopende zaak voor? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst.does the e-mail address occur at precisely one running zaak? If so, then the e-mail message is placed in the zaak dossier stated at EML_DOSSIER.

Komt het e-mailadres dus bij meerdere lopende zaken voor, dan plaatsen we het bericht dus niet in één van de betreffende zaakdossiers. Het bericht wordt in dat geval in de map ‘Niet te verwerken binnenkomende e-mailberichten’ geplaatst voor handmatige verdeling door de functioneel beheerder.

So if the e-mail address occurs at several running zaken, we do not place the message in one of the zaak dossiers concerned. In that case the message is placed in the folder ‘Niet te verwerken binnenkomende e-mailberichten’ for manual distribution by the functioneel beheerder.