Waarom is er een minutenrun? Why is there a minutenrun?

Waarom is er een minutenrun en hoe werkt deze?Why is there a minutenrun and how does it work?

De naam minutenrun is een achtergrondproces dat elke 5 minuten gestart wordt (bij een niet aangepaste configuratie) om bepaalde taken die niet per se onmiddellijk uitgevoerd moeten worden af te handelen. Het gaat dan vooral om taken die nodig zijn voor het onderhoud van de database (bv bijwerken / optimaliseren indexen) of om taken waarbij geen gebruikerinteractie nodig is en het dus ook niet nodig is dat er een gebruiker zit te wachten (met een draaiende zandloper in beeld) totdat het proces gereed is.

The name minutenrun is a background process that is started every 5 minutes (with an unmodified configuration) in order to handle certain tasks that do not necessarily have to be carried out immediately. This mainly concerns tasks that are needed for the maintenance of the database (e.g. updating / optimising indexes) or tasks for which no user interaction is needed and where it is therefore also unnecessary for a user to be sitting waiting (with a spinning hourglass on screen) until the process is ready.

Mozard werkt met drie achtergrondprocedures. De indeling is gemaakt op de laatste inzichten die bij Mozard bekend zijn: bij elke taak is een afweging in welke van de groepen deze geplaatst is. Daarbij is gekeken naar welke impact de taak op het systeem heeft en het belang van de (afronding) van de taak.

Mozard works with three background procedures. The classification has been made on the latest insights known at Mozard: for each task there is a consideration of which of the groups it has been placed in. In doing so, the impact the task has on the system and the importance of the (completion of the) task have been looked at.

Alle taken worden sequentieel uitgevoerd. Dit wil zeggen één voor één. Er is daarnaast altijd maximaal één achtergrondproces actief dat de taak uitvoert. Theoretisch kunnen deze drie dus gelijktijdig lopen. Elke verwerking wordt (bij een niet aangepaste configuratie) om de 5 minuten gestart. Als de verwerking 10 minuten duurt (of beter gezegd: langer dan 5 minuten) omdat er veel werk is betekent het daarmee dus niet dat bijvoorbeeld alle vergeet-me-nietjes elke 5 minuten uitgerekend zullen worden. Er is juist gekozen om de taken sequentieel uit te voeren om de performance van de overige taken te waarborgen. Zouden we al deze taken parallel gaan uitvoeren dan gaat dat grote problemen opleveren mbt de performance van het gehele systeem.

All tasks are carried out sequentially. That is to say, one by one. In addition there is always at most one background process active that carries out the task. Theoretically these three can therefore run at the same time. Each processing run is started (with an unmodified configuration) every 5 minutes. If the processing takes 10 minutes (or, better put: longer than 5 minutes) because there is a lot of work, that does not mean that, for example, all vergeet-me-nietjes will be recalculated every 5 minutes. The choice was specifically made to carry out the tasks sequentially in order to safeguard the performance of the other tasks. If we were to carry out all these tasks in parallel, that would cause major problems with regard to the performance of the whole system.

Indeling achtergrondproceduresClassification of the background procedures

Mozard werkt met drie achtergrondprocedures. De indeling is gemaakt op de laatste inzichten die bij Mozard bekend zijn.

Mozard works with three background procedures. The classification has been made on the latest insights known at Mozard.

TAKEN_1:TAKEN_1:

• maak statussignaleringen — snelle bevestiging van bv ingediende zaakcreate status notifications — quick confirmation of, for example, a submitted zaak
  • aanmaken status signaleringen intern (= klaarzetten mail/sms voor interne gebruikers)creating status notifications internally (= preparing mail/SMS for internal users)
  • aanmaken status signaleringen extern (= klaarzetten mail/sms voor burgers)creating status notifications externally (= preparing mail/SMS for citizens)
• synchroniseren kleine text indexen — nagenoeg geen impact op database, gegevens snel beschikbaar. Onder andere medewerker-naam, fnvb-trefwoorden, zoek-suggesties etc.synchronising small text indexes — virtually no impact on the database, data quickly available. Among others medewerker-naam, fnvb-trefwoorden, zoek-suggesties etc.
• nieuwe zaken e-mailberichten en sms-berichten worden klaargezet voor verzending - statuswijziging - verlenging - opschortingnew cases (zaken) e-mail messages and SMS messages are prepared for sending - status change - extension - suspension
• maken signaleringen voor reserveringen — sms-jes met herinnering reservering moet tijdig verzonden wordencreating notifications for reservations — text messages with a reservation reminder have to be sent in good time
• check/corrigeer redundante zaak kolommen — geringe impact, mutaties zsm beschikbaar ivm werking zaakbakcheck/correct redundant zaak columns — slight impact, changes available as soon as possible because of the way the zaakbak works
• verzenden webformulier later invullen e-mails — ivm dienstverlening wil je deze zsm afleveren (net als een sms)sending web form ‘fill in later’ e-mails — because of service provision you want to deliver these as soon as possible (just like an SMS)
• verzenden uitgaande e-mail — geringere impact + de aangemaakte signaleringen wil je snel zsm afleverensending outgoing e-mail — smaller impact + you want to deliver the notifications that have been created quickly, as soon as possible
  • versturen “oude” mailqueuesending the “old” mail queue
  • verzenden “nieuwe” mailqueuesending the “new” mail queue
• verzenden sms berichten — geringere impact + de aangemaakte signaleringen wil je snel zsm afleveren.sending SMS messages — smaller impact + you want to deliver the notifications that have been created quickly, as soon as possible.

TAKEN_2:TAKEN_2:

• ophalen en verwerken van de twitter feed — afhankelijk van externe bron, mogelijkheid op “vastlopers”fetching and processing the Twitter feed — dependent on an external source, possibility of “hang-ups”
• ophalen en verwerken van news feeds — afhankelijk van externe bron, mogelijkheid op “vastlopers”fetching and processing news feeds — dependent on an external source, possibility of “hang-ups”
• verwerken inkomende e-mail berichten — impact op database (maw performance), zoekindexenprocessing incoming e-mail messages — impact on the database (in other words performance), search indexes
• verwerken naar pdf te converteren documenten — afhankelijk van externe bron, mogelijkheid op “vastlopers”processing documents to be converted to PDF — dependent on an external source, possibility of “hang-ups”
• distribueren van documenten naar Dropbox of lokale FTP — afhankelijk van externe bron, mogelijkheid op “vastlopers”distributing documents to Dropbox or a local FTP — dependent on an external source, possibility of “hang-ups”
• verwerken van de suggestie cache — impact op databaseprocessing the suggestion cache — impact on the database
• herberekenen van de vergeet-me-nietjes — zware impact op databaserecalculating the vergeet-me-nietjes — heavy impact on the database
• aanmaken signaleringen voor recent toegewezen zaken — impact op databasecreating notifications for recently assigned zaken — impact on the database

TAKEN_3TAKEN_3

• generiek zoeken: verwerk alle gegevens mbt de generieke zoek-index — impact op database: antwoord, nieuws, medewerkers, zaken, (sub(sub))dossiers, documenten (verwerken documenten tijdens kantooruren kan uitgeschakeld worden), objecten, burgers, bedrijvengeneriek zoeken: process all data relating to the generic search index — impact on the database: antwoord, nieuws, medewerkers, zaken, (sub(sub))dossiers, documenten (processing documents during office hours can be switched off), objecten, burgers, bedrijven

Strikt genomen is er nog een vierde taak:Strictly speaking there is a fourth task:

Het uitvoeren van optimalisatie van alle zogenaamde oracle-full-text-indexen.

Carrying out the optimisation of all so-called Oracle full-text indexes.

Deze loopt buiten kantoortijden en dat is dus een 4de taak die parallel kan lopen met de 3 verwerkingen.

This runs outside office hours, and so it is a 4th task that can run in parallel with the 3 processing runs.