Hoe beheer ik de Organisatiestructuur?How do I manage the organisation structure?
Via ‘Functioneel Beheer’ met de optie ‘Beheer Mozard Medewerkers’ ga je naar organisatiestructuur beheer. Hiermee worden de organisatie, organisatieonderdelen (sectoren, afdelingen, bureau's en teams), functies per organisatorische eenheid en de gebouwen beheerd conform de organisatiestructuur uit het personeelssysteem.
Through ‘Functioneel Beheer’ with the option ‘Beheer Mozard Medewerkers’ you go to organisation structure management. With it, the organisation, the organisational units (sectors, departments, offices and teams), the jobs per organisational unit and the buildings are managed in accordance with the organisation structure from the personnel system.
Organisatieonderdelen beherenOrganisatieonderdelen beheren
De sectoren, afdelingen, bureau's en teams conform de organisatiestructuur uit het personeelssysteem worden ingevoerd met verwijzing naar de hogere organisatorische eenheid (moeder), zodat de onderlinge relaties bekend zijn. De hiërarchische relatie wordt ook zichtbaar via de afkorting van de naam van de organisatorische eenheid. Omdat deze afkorting in verschillende onderdelen van de Mozard Mid Office Suite getoond worden, is het van belang om logische en herkenbare afkortingen hiervoor te gebruiken.
The sectors, departments, offices and teams, in accordance with the organisation structure from the personnel system, are entered with a reference to the higher organisational unit (moeder), so that the mutual relations are known. The hierarchical relation is also made visible through the abbreviation of the name of the organisational unit. Because this abbreviation is shown in various parts of the Mozard Mid Office Suite, it is important to use logical and recognisable abbreviations for it.
Via scherm0210 ‘Organisatieonderdelen’ is het mogelijk de bestaande organisatie onderdelen aan te passen door de bestaande organisatie onderdelen aan te klikken of een nieuw organisatie onderdeel toe te voegen door te klikken op Toevoegen. Ook niet actieve organisatie onderdelen kunnen worden geraadpleegd. Het is mogelijk een niet actieve organisatorische eenheid te heractiveren, door de datum inactief te verwijderen wordt de organisatorische eenheid weer actief.
Through scherm0210 ‘Organisatieonderdelen’ it is possible to change the existing organisational units by clicking the existing organisational units, or to add a new organisational unit by clicking Toevoegen. Inactive organisational units can also be consulted. It is possible to reactivate an inactive organisational unit; by removing the inactive date, the organisational unit becomes active again.
Kenmerken bij een organisatorische eenheid:
Kenmerken at an organisational unit:
| Afdelingnaam * | de naam van de organisatorische eenheid;the name of the organisational unit; |
| Afkorting | de afkorting van de afdelingsnaam is altijd gelijk aan die van de moeder met daaraan toegevoegd de afkorting van het huidige organisatieonderdeel. Elk niveau in de afkorting wordt gescheiden door een ‘/’. Voor een afkorting van één onderdeel niet meer dan 4 letters gebruiken (dus /VERG staat voor Vergunningen);the abbreviation of the department name is always the same as that of the moeder, with the abbreviation of the current organisational unit added to it. Each level in the abbreviation is separated by a ‘/’. For an abbreviation of one single unit, use no more than 4 letters (so /VERG stands for Vergunningen); |
| Moeder | de hogere organisatorische eenheid om de hiërarchische structuur te kunnen samenstellen;the higher organisational unit, in order to be able to compose the hierarchical structure; |
| Omgeving | deze optie is alleen zichtbaar indien er sprake is van een multi-organisatie omgeving. Indien deze optie wordt leeg gelaten is het ook mogelijk bij het functieverband de omgeving te bepalen;this option is only visible if there is a multi-organisation environment. If this option is left empty, it is also possible to determine the environment at the functieverband; |
| Functie leidinggevende | de functienaam van de leidinggevende van de organisatorische eenheid te selecteren;to select the job name of the manager of the organisational unit; |
| Organigrampositie | de organigrampositie wordt gebruikt om aan te geven of een organisatorische eenheid een lijn- of stafafdeling is. Kies je voor ‘onder’ dan betreft het een lijnafdeling onder de ‘moeder’. Bij links- of rechtsboven wordt het organisatieonderdeel aangemerkt als een stafafdeling van de ‘moeder’, waarbij het onderdeel in het organigram aan de rechter of linkerkant van de ‘moeder’ wordt getoond;the position in the organisation chart is used to indicate whether an organisational unit is a line department or a staff department. If you choose ‘onder’, it concerns a line department under the ‘moeder’. With top left or top right, the organisational unit is marked as a staff department of the ‘moeder’, whereby the unit is shown to the right or the left of the ‘moeder’ in the organisation chart; |
| Referentie bo | indien gewenst kan de referentie van de organisatorische eenheid uit de back-office (personeelssysteem) overgenomen worden voor het gebruik in overzichten;if desired, the reference of the organisational unit from the back office (personnel system) can be adopted for use in overviews; |
| Onderdeel type * | aanduiding van hiërarchisch niveau van een organisatieonderdeel en is van het type: b&w; raad; sector; afdeling; bureau; service eenheid of team;indication of the hierarchical level of an organisational unit, and is of the type: b&w; raad; sector; afdeling; bureau; service eenheid or team; |
| Sorteerprio | de volgorde van de verschillende organisatorische eenheden ten behoeve van het organigram. Werkt dit ook in Mozard nog? Het lijkt erop dat datum waarop een OO wordt aangemaakt de prioriteit bepaalt;the order of the various organisational units for the purposes of the organisation chart. Does this still work in Mozard as well? It looks as though the date on which an OO is created determines the priority; |
| WDW kop en tekst | de koptekst en beschrijving van het organisatieonderdeel die wordt opgenomen in het Wie-Doet-Wat overzicht.the heading text and description of the organisational unit that is included in the Wie-Doet-Wat overview. |
Nadat aanpassingen zijn aangebracht of een nieuwe organisatorische eenheid is opgevoerd, gebruik je de knop/verwijzing Sla op.
After changes have been made or a new organisational unit has been entered, you use the button/reference Sla op.
Functies beherenFuncties beheren
Via dit scherm0189 ‘Overzicht functies’ is het mogelijk de bestaande functies aan te passen door de bestaande functies aan te klikken of een nieuwe functie toe te voegen door te klikken op Toevoegen. Ook niet actieve functies kunnen worden geraadpleegd.
Through this scherm0189 ‘Overzicht functies’ it is possible to change the existing jobs by clicking the existing jobs, or to add a new job by clicking Toevoegen. Inactive jobs can also be consulted.
Door in het veld << -- alle organisatie onderdelen>> het gewenste organisatie onderdeel te selecteren worden de functies binnen dit organisatie onderdeel zichtbaar. Wanneer je nu klikt op Toevoegen kun je direct de nieuwe functie opvoeren (afbeelding 47). Wanneer je geen selectie hebt gemaakt en je klikt op Toevoegen, wordt een keuzelijst met alle organisatie onderdelen getoond. Selecteer hier het gewenste organisatie onderdeel en vul de velden voor de nieuwe functie in.
By selecting the desired organisational unit in the field << -- alle organisatie onderdelen>>, the jobs within this organisational unit become visible. If you now click Toevoegen you can enter the new job straight away (afbeelding 47). If you have not made a selection and you click Toevoegen, a selection list with all organisational units is shown. Select the desired organisational unit here and fill in the fields for the new job.
Kenmerken bij een functie:
Kenmerken at a job:
| Functienaam * | de naam van de functie;the name of the job; |
| Functierol | de functierol waar de functie aan gekoppeld kan worden. Hiermee wordt het mogelijk medewerkers in verschillende functies met dezelfde rol in één keer rechten voor een bepaalde Mozard functionaliteit te geven. De mogelijke functierollen zijn: directeur, adj. Directeur, afdelingshoofd, bureauhoofd, teamleider en medewerker. Deze functierollen zijn uit te breiden. (zie uitleg functierol);the functierol to which the job can be linked. This makes it possible to give members of staff in different jobs with the same role rights for a particular Mozard functionality in one go. The possible functierollen are: directeur, adj. Directeur, afdelingshoofd, bureauhoofd, teamleider and medewerker. These functierollen can be extended. (see the explanation of functierol); |
| Functiefamilie | de functiefamilie is het resultaat van een functiewaardering, waarbij generieke functiebeschrijvingen worden gekoppeld aan functiefamilies met een bepaalde waardering qua functionele salarisklasse. Dit wordt met name gebruikt voor maatwerk overzichten en bij functionerings- en/of beoordelingsgesprekken;the job family is the result of a job evaluation, in which generic job descriptions are linked to job families with a particular evaluation in terms of functional salary scale. This is used in particular for bespoke overviews and at performance and/or appraisal interviews; |
| Sorteerprio | de sorteerprioriteit is voor de sortering van de onderdelen in de ‘Wie-Doet-wat’ pagina en de organisatieboom;the sort priority is for the sorting of the units in the ‘Wie-Doet-wat’ page and the organisatieboom; |
| Referentie BO | indien gewenst kan de referentie van de functie uit de back-office (personeelssysteem) hierin ingevuld worden voor het gebruik in overzichten;if desired, the reference of the job from the back office (personnel system) can be filled in here for use in overviews; |
| Datum inactief | door het vullen van dit veld wordt een functie inactief. Dit kan alleen als geen actieve functieverbanden zijn gekoppeld aan de functie;by filling in this field, a job becomes inactive. This is only possible if no active functieverbanden are linked to the job; |
| WDW kop en tekst | de koptekst en beschrijving van de functie die wordt opgenomen in het Wie-Doet-Wat overzicht.the heading text and description of the job that is included in the Wie-Doet-Wat overview. |
Gebouwen beherenGebouwen beheren
De organisatie gebouwen worden in Mozard medewerker geplaatst zodat bekend is op welke locatie een medewerker werkzaam is.
The organisation's buildings are placed in Mozard Medewerker so that it is known at which location a member of staff works.
Via dit scherm0195 ‘Overzicht gebouwen’ is het mogelijk de bestaande gebouwen aan te passen door de bestaande gebouwen aan te klikken of een nieuw gebouw toe te voegen door te klikken op Toevoegen.
Through this scherm0195 ‘Overzicht gebouwen’ it is possible to change the existing buildings by clicking the existing buildings, or to add a new building by clicking Toevoegen.
Kenmerken bij gebouwenbeheer:
Kenmerken at building management:
| Gebouwnaam | naam van het gebouw;name of the building; |
| Adres | de straatnaam en het huisnummer waar het gebouw is gevestigd;the street name and the house number where the building is located; |
| Plaats | de postcode + woonplaats van het gebouw;the postcode + town of the building; |
| Sorteerprio | de volgorde waarop de gebouwen getoond worden;the order in which the buildings are shown; |
| Datum inactief | het gebouw kan als inactief aangemerkt worden door de datum van ingang te muteren. Dit kan alleen bij bestaande gebouwen en als er geen actieve functieverbanden zijn gekoppeld aan het gebouw;the building can be marked as inactive by changing the start date. This is only possible with existing buildings and if no active functieverbanden are linked to the building; |
| Omschrijving | indien gewenst een omschrijving bij het gebouw.if desired, a description at the building. |