Hoe maak je zaak op basis van een binnenkomend e-mail bericht?How do you create a zaak on the basis of an incoming e-mail message?
Binnenkomende EML-mailberichten worden verwerkt op basis van de in het bericht opgenomen mailreferenties. Komen deze mailreferenties voor als EML_MAILREFERENTIE (bij e-mailbericht) of EMLG_MAILREFERENTIE (bij geadresseerde), dan wordt het binnenkomende bericht opgenomen in het dossier van de zaak.
Incoming EML mail messages are processed on the basis of the mail references included in the message. If these mail references occur as EML_MAILREFERENTIE (at the e-mail message) or EMLG_MAILREFERENTIE (at the addressee), then the incoming message is included in the zaak's dossier.
Met de nieuwe functionaliteit, om op basis van een binnenkomende mail een zaak aan te maken, is het nodig dat e-mailadressen als afzender en/of geadresseerden kunnen worden ingesteld in combinatie met een zaaktype plus een optie hoe het e-mailbericht in de aan te maken zaak op te nemen.
With the new functionality of creating a zaak on the basis of an incoming mail, it is necessary that e-mail addresses can be set as sender and/or addressees in combination with a case type (zaaktype), plus an option for how to include the e-mail message in the zaak that is to be created.
Hiervoor is het scherm Beheren e-mail adressen binnenkomende e-mail aangemaakt. Dit scherm is te bereiken via Functioneel beheer onder categorie Externe communicatie.
For this, the screen Beheren e-mail adressen binnenkomende e-mail has been created. This screen can be reached through Functioneel beheer, under the category Externe communicatie.
Bij een klik rechtsboven op de actieknop Voeg binnenkomend e-mailadres toe wordt scherm1486 aangeroepen als mutatie scherm waarin je de configuratie van de volgende kenmerken kunt vastleggen:
On clicking the action button Voeg binnenkomend e-mailadres toe at the top right, scherm1486 is called up as a change screen in which you can record the configuration of the following attributes (kenmerken):
| Aanmaken zaak van type * | (verplicht) selecteer het zaaktype;(mandatory) select the zaaktype; |
| Indien afzender | vul het e-mailadres van de afzender in *;fill in the sender's e-mail address *; |
| En/of indien geadresseerde | vul het e-mailadres van de geadresseerde in — hiervoor moet een speciaal e-mail account op de mailserver aangemaakt worden zoals bijvoorbeeld factuur@uwdomeinnaam.nl of sollicitatie@domeinnaam.nl met een ‘forwarding’ naar de mailbox die vermeld staat bij parameter EMLEMAILADRES;fill in the addressee's e-mail address — for this, a special e-mail account has to be created on the mail server, such as for instance factuur@uwdomeinnaam.nl or sollicitatie@domeinnaam.nl, with a ‘forwarding’ to the mailbox stated at the parameter EMLEMAILADRES; |
| Aan / kopie | kies het type geadresseerde;choose the type of addressee; |
| Hoe e-mail op te slaan in zaak * | (verplicht) selecteer één van onderstaande waarden: e-mail plus bijlagen als aanvraag (1 document van bericht + bijlage(n)), bijlagen als bijlagen bij aanvraag (bericht en bijlage(n) als aparte documenten);(mandatory) select one of the values below: e-mail plus bijlagen als aanvraag (1 document of the message + attachment(s)), bijlagen als bijlagen bij aanvraag (the message and attachment(s) as separate documents); |
| Documenttype bericht * | (verplicht) selecteer een documenttype uit bovenstaand zaaktype;(mandatory) select a document type from the zaaktype above; |
| Documenttype bijlagen * | (verplicht indien bij keuze ‘bericht als aanvraag, bijlagen los’) selecteer een documenttype uit bovenstaand zaaktype;(mandatory if with the choice ‘bericht als aanvraag, bijlagen los’) select a document type from the zaaktype above; |
| Kenmerktype afzender | selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek > 80pos.) uit bovenstaand zaaktype om de afzender in vast te leggen;select a attribute type (kenmerktype) (tekst/alfanumeriek > 80pos.) from the zaaktype above in which to record the sender; |
| Kenmerktype geadresseerde | selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek > 80pos.) uit bovenstaand zaaktype om de geadresseerde in vast te leggen;select a kenmerktype (tekst/alfanumeriek > 80pos.) from the zaaktype above in which to record the addressee; |
| Kenmerktype onderwerp | selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek) uit bovenstaand zaaktype om het onderwerp van het mailbericht in vast te leggen;select a kenmerktype (tekst/alfanumeriek) from the zaaktype above in which to record the subject of the mail message; |
| Omgeving communicatie klant | wordt alleen getoond bij multi-organisatie-inrichting waarmee de omgeving geselecteerd kan worden;is only shown with a multi-organisation set-up, with which the environment can be selected; |
| Toe te wijzen aan | selecteer een medewerker die behandelrechten heeft voor het zaaktype;select a member of staff who has handling rights for the zaaktype; |
| Interne klant | selecteer een medewerker die als interne klant moet worden aangemerkt;select a member of staff who is to be designated as the internal customer; |
| Vaste naam externe klant | invoerveld voor naam externe klant. Indien leeg, dan wordt de naam van de afzender van het e-mailbericht als naam van de klant van de zaak weggeschreven. Indien ook leeg, dan wordt het e-mailadres van de afzender van het e-mailbericht als naam van de klant worden weggeschreven;entry field for the name of the external customer. If it is empty, then the name of the sender of the e-mail message is written away as the name of the zaak's customer. If that is also empty, then the e-mail address of the sender of the e-mail message is written away as the name of the customer; |
| Sorteerprioriteit | bepaalt de volgorde van het overzicht in scherm1484 ‘Beheren e-mailadressen binnenkomende e-mail’ en ook de volgorde van verwerking van de controle van onderstaande veld;determines the order of the overview in scherm1484 ‘Beheren e-mailadressen binnenkomende e-mail’, and also the order of processing of the check of the field below; |
| Beëindig verdere controle bij aanmaken zaak | Ja/Nee. Bij de waarde JA wordt de controle beëindigd indien op basis van het binnenkomende e-mailbericht een zaak is aangemaakt (de overige records in tabel EML_BINNENKOMEND worden dan niet meer gecontroleerd). Bij waarde NEE en voldoen de afzender en/of de geadresseerde aan meerdere voorwaarden (in de overige records in tabel EML_BINNENKOMEND), dan worden meerdere zaken aangemaakt.Ja/Nee. With the value JA the check is ended if a zaak has been created on the basis of the incoming e-mail message (the other records in the table EML_BINNENKOMEND are then no longer checked). With the value NEE, and if the sender and/or the addressee meet several conditions (in the other records in the table EML_BINNENKOMEND), then several cases (zaken) are created. |
Nadat alles ingevuld is bewaar je het binnenkomend e-mailadres via de groene knop ✓ Voeg toe rechtsonder.
Once everything has been filled in, you save the incoming e-mail address through the green button ✓ Voeg toe at the bottom right.