Hoe is het mapkenmerken-scherm samengesteld?How is the mapkenmerken screen composed?
Indien beheer rechten voor de map vind je rechtsboven in het scherm de volgende knop/verwijzing:
If there are management rights for the folder, you find the following button/reference at the top right of the screen:
- Wijzig kenmerken – hiermee kan je de kenmerken van de map wijzigen.Wijzig kenmerken – with this you can change the folder's attributes (kenmerken).
Indien beheer rechten voor de map vind je rechts in het rechter menu de volgende knoppen/verwijzingen:
If there are management rights for the folder, you find the following buttons/references on the right, in the right-hand menu:
- Voeg map toe als favoriet – met deze knop kan je de link naar de map aan mijn favorieten toevoegen, de map is dan ook te benaderen via mijn favorieten;Voeg map toe als favoriet – with this button you can add the link to the folder to mijn favorieten; the folder can then also be reached through mijn favorieten;
- Voeg nieuwe submap toe – hier kan je een nieuwe submap toevoegen;Voeg nieuwe submap toe – here you can add a new subfolder;
- Koppel versies – hiermee koppel je van elk document de huidige versie aan de (sub)map;Koppel versies – with this you link the current version of every document to the (sub)folder;
- Verwijder map – klik hierop als je de map wilt verwijderen;Verwijder map – click this if you want to delete the folder;
- Rechten – rechten geven voor mapbeheer, plaatsen documenten of raadplegen besloten documenten.Rechten – granting rights for folder management, placing documents or consulting besloten documents.
Toelichting op enkele veldenExplanation of a few fields
| Naam | dit is de naam van de (hoofd)map;this is the name of the (main) folder; |
| Mapnummer in mozard | van elke map, submap en subsubmap wordt een mapnummer aangemaakt;a folder number is created for every folder, subfolder and sub-subfolder; |
| Omgeving | de omgeving waar de map gevonden kan worden (is alleen bij aanmaken map te selecteren);the environment in which the folder can be found (can only be selected when the folder is created); |
| Intranet verwijzing | in de verwijzing of link naar de map zie je het mapnummer terug. Deze verwijzing kun je overal op intranet gebruiken of aan een collega mailen;you see the folder number again in the reference or link to the folder. You can use this reference anywhere on the intranet or e-mail it to a colleague; |
| Omschrijving | de optionele omschrijving die aan een map toegevoegd kan worden;the optional description that can be added to a folder; |
| Type | het maptype staat standaard op ‘map algemeen’, een afwijkend maptype genereert aanvullende kenmerken en heeft gevolgen voor de documenten die in deze map geplaatst worden. Als het dossiertype van het type zaakdossier is heeft dit vergaande gevolgen. Afwijkende dossiertypen worden ook gebruikt om documenten op internet te publiceren in combinatie met publicatieniveau internet. (bijvoorbeeld: verordeningen)the folder type is set to ‘map algemeen’ by default; a different folder type generates additional kenmerken and has consequences for the documents that are placed in this folder. If the dossier type is of the type zaakdossier, this has far-reaching consequences. Different dossier types are also used to publish documents on the internet, in combination with publicatieniveau internet. (verordeningen, for instance) |
| Eigenaar | de medewerker die de map heeft aangemaakt, deze is te wijzigen;the member of staff who created the folder; this can be changed; |
| Publicatieniveau map | besloten, openbaar (alle medewerkers);besloten, openbaar (all members of staff); |
| Voorkeurmap | elke map of dossier is in te stellen of uit te schakelen als voorkeurmap. Als de map is ingesteld als voorkeurmap dan is deze zichtbaar bij de voorkeurmappen;every folder or dossier can be set or switched off as a voorkeurmap. If the folder has been set as a voorkeurmap, then it is visible at the voorkeurmappen; |
| Automatisch PDFconversie | indien de PDFconversie in jouw organisatie aan staat is het mogelijk de documenten in de map automatisch te laten converteren naar PDF als nieuwe versie van het document;if PDF conversion is switched on at your organisation, it is possible to have the documents in the folder converted automatically to PDF as a new version of the document; |
| Dropbox koppeling | indien de Dropbox APP in jouw organisatie aan staat is het mogelijk de documenten in de map automatisch te laten synchroniseren naar jouw persoonlijke dropbox account (zie ook helpscherm profiel). (Opus 8) Als de koppeling actief is en als distribueren tot is leeg bij Dropbox/FTP dan wordt de volgende tekst getoond: Deze map wordt automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj. Als distribueren tot een waarde heeft kleiner dan vandaag dan staat bij Dropbox/FTP de tekst Deze map werd automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj;if the Dropbox APP is switched on at your organisation, it is possible to have the documents in the folder synchronised automatically to your personal Dropbox account (see also the profile help screen). (Opus 8) If the link is active and distribueren tot is empty at Dropbox/FTP, then the following text is shown: Deze map wordt automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj. If distribueren tot has a value smaller than today, then the text at Dropbox/FTP reads Deze map werd automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj; |
| Aangemaakt / gewijzigd | dit veld geeft aan wanneer en door wie de map is aangemaakt en het laatste is gewijzigd.this field indicates when and by whom the folder was created and last changed. |
Indien gevuld worden ook de volgende velden getoond: omschrijving; eigenaar; trefwoorden; koptitel; koptekst; voettitel en voettekst.
If filled, the following fields are shown too: omschrijving; eigenaar; trefwoorden; koptitel; koptekst; voettitel and voettekst.