Waarom moet soms gebruik gemaakt worden van afwijkende bewaartermijnen bij archiefkenmerken?Why do deviating retention periods sometimes have to be used with archive attributes (kenmerken)?
In Mozard worden bewaartermijnen in jaren vastgelegd op basis van de afhandeldatum of een datum kenmerk/object. In sommige gevallen is het sinds enkele jaren verplicht om zaken te vernietigen na bijvoorbeeld 28 dagen, 8 weken of 1,5 jaar. Hier kun je de volgende aanpassing voor configureren met een afwijkende bewaartermijn op basis van de bewaartermijn in jaren.
In Mozard, retention periods are recorded in years on the basis of the date on which the zaak was dealt with or a date kenmerk/object. In some cases it has for a few years now been compulsory to destroy cases (zaken) after, for example, 28 days, 8 weeks or 1.5 years. For this you can configure the following adjustment, with a deviating retention period on the basis of the retention period in years.
Maak gebruik van de volgende stappen om de afwijkende bewaartermijn vast te leggen:
Use the following steps to record the deviating retention period:
- maak via ‘Beheer kenmerktypen’ een datum kenmerktype aan met als naam Afwijkende bewaartermijn;through ‘Beheer kenmerktypen’, create a date attribute type (kenmerktype) with the name Afwijkende bewaartermijn;
- voeg dit kenmerktype toe aan het zaaktype waarin je de afwijkende bewaartermijn wilt gebruiken;add this kenmerktype to the case type (zaaktype) in which you want to use the deviating retention period;
- geef het kenmerktype bij het zaaktype de naam van de afwijkende bewaartermijn (bijvoorbeeld bewaartermijn 28 dagen);at the zaaktype, give the kenmerktype the name of the deviating retention period (for example bewaartermijn 28 dagen);
- vul bij het attribuut ‘Standaardwaarde’ van het kenmerktype voor 28 dagen het volgende in:
sysdate-337;at the attribute ‘Standaardwaarde’ of the kenmerktype for 28 days, fill in the following:sysdate-337; - geef het kenmerktype een hogere Sorteerprioriteit dan 99;give the kenmerktype a Sorteerprioriteit higher than 99;
- vermeld bij het attribuut ‘Toelichting voor gebruiker bij wijzigen kenmerken’ de bewaartermijn afwijking (bijvoorbeeld: Afwijkende bewaartermijn 28 dagen);at the attribute ‘Toelichting voor gebruiker bij wijzigen kenmerken’, state the retention period deviation (for example: Afwijkende bewaartermijn 28 dagen);
- bewaar het kenmerktype bij het zaaktype.save the kenmerktype at the zaaktype.
Ga vervolgens naar het resultaattype waarbij de afwijkende bewaartermijn moet worden vastgelegd en voer de volgende acties uit:
Then go to the result type at which the deviating retention period has to be recorded and carry out the following actions:
- ga vanuit het gekozen zaaktype via het ‘Dirigentje’ naar ‘Wijzig te tonen kenmerktypen’;from the chosen zaaktype, go through the ‘Dirigentje’ to ‘Wijzig te tonen kenmerktypen’;
- maak het kenmerktype met de afwijkende bewaartermijn verplicht en sla de wijzigingen op;make the kenmerktype with the deviating retention period mandatory and save the changes;
- ga daarna vanuit het resultaattype via het ‘Dirigentje’ naar ‘Wijzig archiefinstellingen’;then, from the result type, go through the ‘Dirigentje’ to ‘Wijzig archiefinstellingen’;
- selecteer de actuele (groen gemarkeerde) versie van het resultaattype;select the current (green-marked) version of the result type;
- vul voor de afwijkende bewaartermijn van 28 dagen bij attribuut ‘Archieftermijn in jaren’ 1 jaar in;for the deviating retention period of 28 days, fill in 1 year at the attribute ‘Archieftermijn in jaren’;
- selecteer bij attribuut ‘Vanaf welke datum, indien geen datum afhandeling’ het kenmerktype ‘Afwijkende bewaartermijn’;at the attribute ‘Vanaf welke datum, indien geen datum afhandeling’, select the kenmerktype ‘Afwijkende bewaartermijn’;
- Sla wijzigingen op na het aanbrengen van de aanpassingen en activeer het zaaktype.Sla wijzigingen op after making the adjustments and activate the zaaktype.
Bij het afhandelen van de zaak via het resultaattype met de afwijkende bewaartermijn ziet de behandelaar een reeds ingevulde datum (vandaag/afhandeldatum minus 337 dagen (hierdoor wordt de bewaartermijn 28 dagen)).
When the zaak is dealt with through the result type with the deviating retention period, the handler sees a date that has already been filled in (today/the date on which it was dealt with minus 337 days (this makes the retention period 28 days)).
Het afhandelen van de zaak met de afwijkende bewaartermijn zijn voor de behandelaar dus geen extra activiteiten van toepassing.
So for the handler, dealing with the zaak with the deviating retention period involves no extra activities.
Voorbeeld bij vernietigen na 1,5 jaar (18 maanden) voer je de volgende gegevens in bij de afwijkende bewaartermijn:
Example: with destruction after 1.5 years (18 months) you enter the following data at the deviating retention period:
- geef het aan het zaaktype toe te voegen kenmerktype de naam van de afwijkende bewaartermijn, dus ‘Bewaartermijn 18 maanden of 1,5 jaar’;give the kenmerktype that is to be added to the zaaktype the name of the deviating retention period, that is to say ‘Bewaartermijn 18 maanden of 1,5 jaar’;
- vul bij het toevoegen van het kenmerktype ‘Afwijkende bewaartermijn’ bij het zaaktype bij het attribuut ‘Standaardwaarde’ het volgende in:
sysdate-182;when adding the kenmerktype ‘Afwijkende bewaartermijn’ at the zaaktype, fill in the following at the attribute ‘Standaardwaarde’:sysdate-182; - vul bij de archiefkenmerken bij het attribuut ‘Archieftermijn in jaren’ 2 in.at the archive kenmerken, fill in 2 at the attribute ‘Archieftermijn in jaren’.
Bij de archiefkenmerken van de zaak zal de ‘Datum archiefprocedure gepland’ een waarde weergeven welke 18 maanden na de datum afgehandeld ligt.
At the zaak's archive kenmerken, the ‘Datum archiefprocedure gepland’ will show a value that lies 18 months after the date on which it was dealt with.