Wat zijn de archiefkenmerken bij een resultaattype?What are the archive attributes (kenmerken) with a result type?
Het is raadzaam om de archiefkenmerken vast te laten stellen door een specialist op dit gebied. Denk hierbij aan een archiefmedewerker of archivaris. Dit voorkomt een hoop ellende bij het uitvoeren van de vernietigingsprocedure.
It is advisable to have the archive kenmerken laid down by a specialist in this field. Think here of an archive member of staff or an archivist. This prevents a great deal of misery when the destruction procedure is carried out.
Hieronder volgt een toelichting over de archiefkenmerken bij een resultaattype:
Below is an explanation of the archive kenmerken with a result type:
| Archiefkenmerken handmatig toekennen? Ja/Nee | Moeten bij elke zaak van dit type de archiefkenmerken handmatig opgevoerd worden door de archiefmedewerker?;do the archive kenmerken have to be entered manually by the archive member of staff for every zaak of this type?; |
| Archiefnominatie | Is er sprake van vernietigen of overbrengen na de bewaarperiode bij dit zaaktype;is it a matter of destruction or transfer after the retention period for this case type (zaaktype); |
| Archieftermijn in jaren | wat is de bewaarperiode bij dit zaaktype in jaren. (Zie ook afwijkende bewaartermijnen ten opzichte van jaren);what the retention period for this zaaktype is, in years. (See also deviating retention periods as opposed to years); |
| Vanaf welke datum, indien geen datum afhandeling | Op basis welk datumkenmerk start de bewaarperiode, indien niet gevuld is dit standaard de datum afhandeling zaak. Dit kan ook op basis van een zaaktype specifiek (datum)kenmerk of zaakobject;on the basis of which date kenmerk the retention period starts; if it has not been filled in, this is by default the date on which the zaak was dealt with. This can also be on the basis of a zaaktype-specific (date) kenmerk or zaakobject; |
| Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie | Archiefkenmerken zijn te koppelen aan een datumveld van een zaakobject van een registratie;archive kenmerken can be linked to a date field of a zaakobject of a registration; |
| Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie | Archiefkenmerken zijn te koppelen aan een zaakobject van een registratie als het betreffende datumveld nog geen waarde heeft;archive kenmerken can be linked to a zaakobject of a registration if the date field in question does not yet have a value; |
| Standaard termijn bij uitstel in jaren | Wat is de standaard termijn bij uitstel van de vernietigingsprocedure in jaren;what the standard term is, in years, when the destruction procedure is postponed; |
| Archiefaantekening bij afhandeling? Ja/Nee | Moet er bij afhandeling van zaken van dit type standaard een aantekening gemaakt worden?;does a note have to be made by default when cases (zaken) of this type are dealt with?; |
| Verwijzing selectielijst | Deze verwijzing naar de selectielijst geeft aan op basis van welke selectielijst en artikel de bewaartermijn en vernietigen of overbrengen is gebaseerd. (voorbeelden 2017-6.1; 2020-6.1);this reference to the selection list indicates which selection list and article the retention period and destruction or transfer are based on. (examples 2017-6.1; 2020-6.1); |
| Toelichting selectielijst | Dit tekstveld (400 karakters) is een toelichting op de keuze van verwijzing selectielijst.this text field (400 characters) is an explanation of the choice of the selection list reference. |
| Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling en ontdooien | na een X aantal dagen na afhandelen zaak van dit type, vindt de archiefbeoordeling plaats — indien gevuld, dan wordt ook X dagen na ontdooien een agenderingszaak ‘archiefbeoordeling’ met betrekking tot deze zaak aangemaakt. Indien de zaak wordt ontdooid zal een extra regel aan de tabel ZAAKBEVRIEZING worden toegevoegd zodat de zaak automatisch weer wordt bevroren na het X dagen zoals bij dit kenmerk is aangegeven;after X number of days after a zaak of this type has been dealt with, the archive assessment takes place — if it has been filled in, then X days after thawing an agenda-setting zaak ‘archiefbeoordeling’ with regard to this zaak is also created. If the zaak is thawed, an extra line will be added to the table ZAAKBEVRIEZING so that the zaak is automatically frozen again after the X days that have been stated at this kenmerk; |
| Specifiek zaaktype archiefbeoordelen bij dit resultaat | Indien een archiefbeoordeling gewenst en er zijn meerdere zaaktypen waarbij ‘Betreft dit zaaktype de archiefbeoordeling?=JA’, dan moet hier een zaaktype Archiefbeoordeling geselecteerd worden;if an archive assessment is desired and there are several zaaktypen for which ‘Betreft dit zaaktype de archiefbeoordeling?=JA’, then an Archiefbeoordeling zaaktype has to be selected here; |
| Bevriezen aantal dagen na afhandeling en ontdooien | hoeveel dagen na afhandeling van een zaak van dit type moet het zaakdossier bevroren worden? — indien gevuld, dan wordt bij ontdooien van de zaak een extra regel aan de tabel ZAAKBEVRIEZING toegevoegd zodat de zaak automatisch weer wordt bevroren na X dagen zoals bij dit kenmerk is aangegeven. Direct bevriezen kan ook door nul (0) dagen op te voeren;how many days after a zaak of this type has been dealt with does the zaakdossier have to be frozen? — if it has been filled in, then when the zaak is thawed an extra line is added to the table ZAAKBEVRIEZING so that the zaak is automatically frozen again after X days as stated at this kenmerk. Direct bevriezen is also possible by entering zero (0) days; |
| Bevriezen direct na archiefbeoordelen? Ja/Nee | Indien, het ‘Bevriezen aantal dagen na afhandeling’ niet gevuld is een archiefbeoordeling wel van toepassing is, kan hier Ja gekozen worden;if the ‘Bevriezen aantal dagen na afhandeling’ has not been filled in but an archive assessment does apply, Ja can be chosen here; |
| Mag behandelaar ontdooien? Ja/Nee | Mag een behandelaar, van een zaak van dit type, de zaak ontdooien als deze al bevroren was;whether a handler of a zaak of this type may thaw the zaak if it had already been frozen; |
| Archief check eigenaar? Ja/Nee | Moet de eigenaar, de behandelaar die de zaak afhandelt, een archief check uitvoeren?;does the owner, the handler who deals with the zaak, have to carry out an archive check?; |
| Archief check archiefmedewerker? Ja/Nee | Moet de eigenaar, de behandelaar die de zaak afhandelt, een archief check uitvoeren voor zaken van dit type?;does the owner, the handler who deals with the zaak, have to carry out an archive check for zaken of this type?; |
| Archief check inspecteur/archivaris? Ja/Nee | Moet de archiefinspecteur een archief check uitvoeren voor zaken van dit type.whether the archive inspector has to carry out an archive check for zaken of this type. |
Direct bevriezen betekent 5 minuten na afhandeling van de zaak. Immers de mail van de resultaatsignalering moet worden aangemaakt als document. Deze 5 minuten geldt ook voor wijzigingen na ontdooien.
Direct bevriezen means 5 minutes after the zaak has been dealt with. After all, the mail of the result signal has to be created as a document. These 5 minutes also apply to changes after thawing.
Indien bij een actief (groen) of historisch (rood) resultaattype de archiefkenmerken worden aangepast, dan wordt onderaan het venster de volgende regel getoond: “Let op! Bij een klik op de groene knop worden de archiefkenmerken van de x zaken met deze versie van het resultaattype opnieuw toegekend op basis van de hierboven ingevoerde instellingen!”.
If the archive kenmerken are changed with an active (green) or historical (red) result type, then the following line is shown at the bottom of the window: “Let op! Bij een klik op de groene knop worden de archiefkenmerken van de x zaken met deze versie van het resultaattype opnieuw toegekend op basis van de hierboven ingevoerde instellingen!”.