Hoe is het mapscherm samengesteld?How is the folder screen put together?

Hoe is het scherm van een Map samengesteld?How is the screen of a Map put together?

Het scherm heeft onderstaande onderdelen:

The screen has the parts below:

• kruimelpad;the breadcrumb;
• knoppen en rechter menu;buttons and the right-hand menu;
• Zoeken in map/submappen;searching in the folder/subfolders;
• eventuele submappen/subsubmappen;any subfolders/sub-subfolders;
• samenstelling document regel.the make-up of the document line.

KruimelpadBreadcrumb

Als eerste onderdeel van het scherm zie je rechtsboven het zogenaamde kruimelpad. Met het kruimelpad wordt exact aangegeven in welke laag van Mozard je bevindt en hoe je weer een niveau (of meerdere niveau’s) terug kan gaan tot terug naar Mappenoverzicht.

As the first part of the screen you see the so-called breadcrumb at the top right. The breadcrumb indicates exactly which layer of Mozard you are in and how you can go back one level (or several levels), up to back to the Mappenoverzicht.

Onder het kruimelpad wordt de kop van de map getoond met de naam van de hoofd-, sub- of subsubmap.

Below the breadcrumb the heading of the folder is shown, with the name of the main folder, subfolder or sub-subfolder.

Actieknoppen en Dirigentje menuAction buttons and the Dirigentje menu

In het mapscherm worden de volgende belangrijkste actieknoppen getoond.

The following most important action buttons are shown in the folder screen.

De Actieknoppen

The action buttons

• Kopieer — door één of meerdere documenten te selecteren en op het icoontje kopieer te klikken worden de geselecteerde documenten in het documentenmandje geplaatst. Ga vervolgens naar een andere map of dossier waarin je het document of de documenten wilt kopiëren.Kopieer — by selecting one or more documents and clicking the kopieer icon, the selected documents are placed in the document basket. Then go to another folder or dossier you want to copy the document or the documents into.
• Verplaats — zelfde optie als boven maar dan verplaatsen van document.Verplaats — same option as above, but then moving the document.
• Verwijder — hiermee kun je (interne) documenten uit het zaakdossier verwijderen nadat je deze hebt geselecteerd.Verwijder — with this you can delete (internal) documents from the zaakdossier after you have selected them.

Het Dirigentje met acties bij deze map

The Dirigentje with actions at this folder

Dit pop-up actievenster staat als zwevend icoon rechts onderin het scherm en komt bij meerdere onderdelen van de Mozard Suite terug en zal bij de verschillende onderdelen een andere indeling bevatten.

This pop-up action window sits as a floating icon at the bottom right of the screen and appears in several sections of the Mozard Suite, and it will have a different make-up at the various sections.

Met de X uiterst rechtsboven of de Escape toets kan het actievenster gesloten worden.

The action window can be closed with the X at the far top right or with the Escape key.

Er is boven in het venster ook een zoekregel aan het ‘Dirigentje’ toegevoegd welke direct suggesties laat zien met vermelding van het hoofdonderdeel bij het intikken van één of enkele woorden.

At the top of the window a search line has also been added to the ‘Dirigentje’, which shows suggestions straight away, stating the main section, when one or a few words are typed in.

Voor de verschillende opties is een tabblad beschikbaar met de volgende onderdelen:

For the various options a tab is available, with the following parts:

• Voeg document toe — met als 1e het blok voor slepen of selecteren bestanden met daaronder de knoppen:
  • Upload (van schijf) — upload 1 document waarbij alle documentkenmerken kunnen worden gevuld,
  • Upload meerdere — om meerdere documenten via selectie te kunnen toevoegen,
  • Scanvelop (scannen papieren document),
  • Webdocument (aanmaken via scherm),
  • Tekstdocument (aanmaken via scherm);
  Voeg document toe — with as the 1st item the block for dragging or selecting files, with the following buttons underneath it:
  • Upload (from disk) — upload 1 document, at which all of the document's attributes (kenmerken) can be filled,
  • Upload meerdere — to be able to add several documents through selection,
  • Scanvelop (scanning a paper document),
  • Webdocument (creating through a screen),
  • Tekstdocument (creating through a screen);
• Maak submap aan — als je in een submap staat is dit Maak subsubmap aan;Maak submap aan — if you are in a subfolder this is Maak subsubmap aan;
• Stel e-mail op — in een map is de sjabloonfunctionaliteit voor mailberichten niet beschikbaar;Stel e-mail op — in a folder the template functionality for mail messages is not available;
• Voeg verwijzing toe met de knoppen:
  • Zaak — met opgave van zaaknummer,
  • Url — na aanmaken is url niet meer te wijzigen,
  • Antwoord — met selectie van Antwoord onderwerp,
  • Beslisboom — met selectie van beslisboom,
  • Webformulier — met selectie van ingericht webformulier;
  Voeg verwijzing toe with the buttons:
  • Zaak — giving the case (zaak) number,
  • Url — once created, the url can no longer be changed,
  • Antwoord — selecting an Antwoord topic,
  • Beslisboom — selecting a decision tree,
  • Webformulier — selecting a configured web form;
• Overig — met de knoppen:
  • Kenmerken map — alle kenmerken zijn alleen bij de hoofdmap aanwezig.
  Overig — with the buttons:
  • Kenmerken map — all kenmerken are only present at the main folder.

RechtermenuRight-hand menu

In het Rechtermenu vind onderstaande onderdelen:

In the right-hand menu, find the parts below:

Het standaard blokje met favoriet, helpschermen, printen en de scherm- en versie informatie.

The standard little block with favourite, help screens, printing and the screen and version information.

Daaronder volgen de sorteeropties van de documenten en submappen:

Below that follow the sorting options for the documents and subfolders:

• Sorteren op documenttype — alfabetisch ab - yz;Sorteren op documenttype — alphabetically ab - yz;
• Sorteren op mutatiedatum — van recent naar oud;Sorteren op mutatiedatum — from recent to old;
• Sorteren op naam document — alfabetisch ab - yz;Sorteren op naam document — alphabetically ab - yz;
• Submappen bovenaan tonen — de keuze of eerst de documenten of eerst de submappen worden getoond.Submappen bovenaan tonen — the choice whether the documents or the subfolders are shown first.

Deze sorteermogelijkheid ook mogelijk in een sub- en subsubmap.

This sorting possibility is also possible in a subfolder and sub-subfolder.

Zoeken in map/submappenSearching in the folder/subfolders

Via het zoekveld kun je zoeken naar documenten in de map en (sub)submappen. Voer de zoekterm(en) in en activeer de zoekopdracht met Enter of de zoek knop/verwijzing. Je zoekt dan met behulp van de generieke zoekfunctionaliteit in de map. Documenten worden ’s-nachts geïndexeerd. Een document dat je plaatst in een map kun je dus niet direct via de zoekfunctionaliteit vinden.

Through the search field you can search for documents in the folder and (sub-)subfolders. Enter the search term(s) and activate the search with Enter or the search button/reference. You then search in the folder with the help of the generic search functionality. Documents are indexed at night. A document you place in a folder can therefore not be found through the search functionality straight away.

Submappen/(sub)submappenSubfolders/(sub-)subfolders

De eventuele submappen worden getoond boven of onder de documenten, al naar gelang de sorteerinstelling van het rechter menu. Hierin kun je ook weer naar wens bestanden opslaan.

Any subfolders are shown above or below the documents, according to the sorting setting of the right-hand menu. In them you can again save files as you wish.

Een sub- of subsubmap voeg je toe via het Dirigentje.

You add a subfolder or sub-subfolder through the Dirigentje.

Het is ook mogelijk dat er submappen getoond worden ingesteld bij het zaaktype met een standaard mapindeling van submappen. Dit wordt vaak gebruikt bij zaaktypen betreffende een project proces of offerte.

It is also possible that subfolders are shown that have been set at the case type (zaaktype) with a standard folder layout of subfolders. This is often used at zaaktypen concerning a project process or a quotation.

DocumentregelDocument line

Ieder document in de map krijgt een documentregel waarop informatie is opgenomen over het betreffende document. De volgende onderdelen zijn hierin zichtbaar:

Every document in the folder is given a document line on which information about the document in question is included. The following parts are visible in it:

• Selectievakje — een selectie mogelijkheid van documenten om deze via de knoppen/verwijzingen in de actiebalk of het rechtermenu te kopiëren, verplaatsen, verwijderen of via de e-mail te versturen.Selectievakje — a possibility of selecting documents in order to copy, move, delete or send them by e-mail through the buttons/references in the action bar or the right-hand menu.
• Icoontje originele bestandsformaat document — via een icoon zie je hier het originele bestandsformaat van het document. Klik hierop om het document in dat formaat te openen, bijvoorbeeld; word doc, excel, web(doc) of xml.Icoontje originele bestandsformaat document — through an icon you see the document's original file format here. Click it to open the document in that format, for example; word doc, excel, web(doc) or xml.
• Icoontje bestandsformaat document na PDF conversie — toont de naar PDF geconverteerde versie van het document. Klik hier op om het document in PDF formaat te openen.Icoontje bestandsformaat document na PDF conversie — shows the version of the document converted to PDF. Click it to open the document in PDF format.
• Naam van het document — toont de documentnaam en het documenttype van het document. Bij het toevoegen via een sjabloon staat hier ook de auteur van het document getoond. Indien er meerdere versies van een document aanwezig zijn dan staat in deze regel tevens welke versie van het document hier getoond is. Klik op deze kolom om het document te openen in het meest recente formaat.Naam van het document — shows the document name and the document type of the document. When it is added through a template, the document's author is also shown here. If several versions of a document are present, this line also states which version of the document is shown here. Click this column to open the document in the most recent format.
• Grootte — toont de grootte/omvang van het document.Grootte — shows the size/extent of the document.
• Gewijzigd — toont de datum waarop document/subdossier is aangemaakt of is aangepast (in het geval van een nieuwe versie).Gewijzigd — shows the date on which the document/sub-dossier was created or changed (in the case of a new version).

Kleurenbalk voor documenten — de kleurenbalk voor documenten bevat actieknoppen waarmee je snel eigenschappen van het document kunt (de)activeren of kunt inzien. De volgende functionaliteiten zitten onder deze knoppen:

Kleurenbalk voor documenten — the colour bar for documents contains action buttons with which you can quickly (de)activate or inspect properties of the document. The following functionalities sit under these buttons:

• C — indien grijs dan is het document de definitieve versie. Klik op de C om concept te activeren. De C wordt dan rood en het document krijgt de status van conceptdocument.C — if grey, the document is the definitive version. Click the C to activate concept. The C then turns red and the document is given the status of a draft document.
• B — klik op de B om het betreffende document te markeren als In bewerking. De knop wordt dan rood. Het is dan niet mogelijk om een nieuwe versie te plaatsen.B — click the B to mark the document in question as In bewerking. The button then turns red. It is then not possible to place a new version.
• L — de grijze L geeft aan dat een document als gelezen is gemarkeerd. Klik op de L om een document direct als ongelezen te markeren. Deze knop wordt dan rood.L — the grey L indicates that a document has been marked as gelezen. Click the L to mark a document as ongelezen straight away. This button then turns red.
• V — indien groen dan zijn er meerdere versies van het document beschikbaar. Klik op de V om naar het scherm voor versiebeheer te gaan. Indien het document een mailbericht met bijlagen betreft wordt de V vervangen door een rood rondje met paperclip. Klik op voor versiebeheer, waarbij je met de actieknop ‘Pak bijlagen e-mail uit’ de bijlagen uitpakt.V — if green, several versions of the document are available. Click the V to go to the screen for version management. If the document concerns a mail message with attachments, the V is replaced by a red circle with a paperclip. Click for version management, where you unpack the attachments with the action button ‘Pak bijlagen e-mail uit’.
• rondje zonder teken of < > — dit rondje geeft aan of een document intern (rondje zonder teken), inkomend (<) of uitgaand (>) is.rondje zonder teken of < > — this circle indicates whether a document is internal (circle without a sign), incoming (<) or outgoing (>).
• Z — geeft aan of het document zichtbaar is voor de klant = rood of dat dit niet het geval is (groen).Z — indicates whether the document is visible to the customer = red, or whether that is not the case (green).
• W — ga naar het scherm om de documentkenmerken in deze map te wijzigen.W — go to the screen to change the document's kenmerken in this folder.
• K — ga naar het scherm om de documentkenmerken in te zien of de documentkenmerken in deze of in alle mappen te wijzigen.K — go to the screen to view the document's kenmerken or to change the document's kenmerken in this folder or in all folders.

Kopiëren en verplaatsen met documenten mandjeCopying and moving with the document basket

Voor het kopiëren of verplaatsen van documenten maak je gebruik van het documenten mandje.

For copying or moving documents you make use of the document basket.

Zodra op de knop Kopieer of Verplaats wordt geklikt, verschijnen de geselecteerde documenten in een pop-up venster Documentmandje op het scherm. Later kunnen nog meer documenten (ook uit een andere map) toegevoegd worden aan dit mandje.

As soon as the Kopieer or Verplaats button is clicked, the selected documents appear in a pop-up window Documentmandje on the screen. Later, more documents (also from another folder) can be added to this basket.

Knoppen

Buttons

• Met de knop Verwijder uit mandje kan de kopieer of verplaats actie van documenten geannuleerd worden;With the Verwijder uit mandje button, the copy or move action of documents can be cancelled;
• Met de knop Plakken worden de geselecteerde documenten in de doelmap geplaatst (bij verplaatsen verdwijnt het document uit de bronmap of dossier);With the Plakken button, the selected documents are placed in the target folder (when moving, the document disappears from the source folder or dossier);
• Met de knop Plakken+ worden de geselecteerde documenten ook in de doelmap geplaatst, maar de documenten blijven staan in het documentenmandje zodat deze documenten ook nog in een andere doelmap kunnen worden geplaatst.With the Plakken+ button, the selected documents are also placed in the target folder, but the documents remain in the document basket so that these documents can also be placed in another target folder.

De documenten in het mandje kunnen geselecteerd of gedeselecteerd worden (alle documenten zijn standaard aangevinkt). Ook kan het documenttype voor de doelmap gewijzigd worden via een klik op het document in het mandje.

The documents in the basket can be selected or deselected (all documents are ticked by default). The document type for the target folder can also be changed with a click on the document in the basket.

Indien het actieve scherm niet het dossierscherm betreft worden de documenten in het documentenmandje niet getoond. De tekst “Ga naar een map of dossier om de documenten uit het mandje te plaatsen.” Het is dus alleen mogelijk de documenten vanuit een map of dossier te plaatsen.

If the active screen is not the dossier screen, the documents in the document basket are not shown. The text “Ga naar een map of dossier om de documenten uit het mandje te plaatsen.” It is therefore only possible to place the documents from a folder or dossier.

Zoals de indicatie Te lezen automatisch op ‘ja’ wordt gezet als iemand anders dan degene aan wie de zaak is toegewezen, een document via slepen plaatst, gebeurt dit ook bij het plaatsen van een document via het documentmandje.

Just as the indication Te lezen is automatically set to ‘ja’ if someone other than the person the zaak has been assigned to places a document by dragging, this also happens when a document is placed through the document basket.