Waarom documenten tonen in blok per documenttype?Why show documents in a block per document type?
Het kan voorkomen dat een zaakdossier veel documenten bevat van verschillende documenttypen bij de aanvraag of wanneer er veel adviezen worden opgevraagd.
It can happen that a zaakdossier contains many documents of different document types at the request, or when a lot of advice is asked for.
Hiervoor moet in het zaaktype de instelling documenten in blok per documenttype worden geconfigureerd: dan worden de kenmerken van documenten getoond in kolommen. De volgende documentkenmerken kunnen worden getoond: de zelf aangemaakte documentkenmerken en naam, omschrijving, auteur, trefwoorden, versie, originele bestandsnaam, grootte en mutatiedatum.
For this, the setting documenten in blok per documenttype has to be configured in the case type (zaaktype): the documents' attributes (kenmerken) are then shown in columns. The following document kenmerken can be shown: the self-created document kenmerken and naam, omschrijving, auteur, trefwoorden, versie, originele bestandsnaam, grootte and mutatiedatum.
Alle documenten van een bepaald type worden dan netjes in een blok geplaatst, dat net als de blokken in het behandelscherm is dicht te klappen of te verbergen.
All documents of a particular type are then neatly placed in a block, which, just like the blocks in the handling screen, can be folded shut or hidden.
Per documenttypeblok is het mogelijk om kolommen en filters toe te voegen of te verwijderen door middel van het uitklapmenu aan de bovenzijde van een documenttypeblok.
Per document type block it is possible to add or remove columns and filters by means of the drop-down menu at the top of a document type block.
Bovenaan dit uitklapmenu staan de opties om een bulkactie uit te voeren:
At the top of this drop-down menu are the options for carrying out a bulk action:
- Selecteer te wijzigen in alle dossiers en mappen;Selecteer te wijzigen in alle dossiers en mappen;
- Selecteer te wijzigen in dit dossier — deze optie wordt alleen getoond als men beheerrechten (‘behandelrechten zaaktype’ of ‘Wie mag objecten in deze registratie wijzigen?’) heeft voor het dossier.Selecteer te wijzigen in dit dossier — this option is only shown if one has management rights (‘behandelrechten zaaktype’ or ‘Wie mag objecten in deze registratie wijzigen?’) for the dossier.
Bij een klik op 1 van de 2 bovengenoemde opties wordt een selectie samengesteld en een selectieopdracht gestart. Voor het starten van de selectieopdracht moeten eerst de gewenste documenten aangevinkt worden in het betreffende documenttype blok. De selectie wordt geopend in scherm1524 ‘Selectie gerelateerde documenten’ met de eerder aangevinkte documenten. De selectieregel toont afhankelijk van de gekozen optie (dit of alle dossiers) de volgende selectie: ‘Geselecteerd in dit of alle dossier(s) te wijzigen aangevinkte documenten met documenttype xxxxxxx’. Met deze selectie kan via het dirigentje met een klik op de knop Bulkactie: Wijzig kenmerk een bulkactie worden uitgevoerd op de documentkenmerken (zie ook bulkactie wijzig document kenmerk).
On clicking 1 of the 2 options mentioned above, a selection is composed and a selection assignment is started. Before starting the selection assignment, the desired documents first have to be ticked in the document type block in question. The selection is opened in scherm1524 ‘Selectie gerelateerde documenten’ with the documents ticked earlier. Depending on the option chosen (this dossier or all dossiers), the selection line shows the following selection: ‘Geselecteerd in dit of alle dossier(s) te wijzigen aangevinkte documenten met documenttype xxxxxxx’. With this selection, a bulk action can be carried out on the documents' kenmerken through the Dirigentje, with a click on the Bulkactie: Wijzig kenmerk button (see also bulk action changing a document kenmerk).
Onder bovengenoemde opties kunnen de te tonen kolommen aangepast worden. Zo voeg je ‘omschrijving’ toe via Als kolom tonen: omschrijving.
Below the options mentioned above, the columns to be shown can be changed. In this way you add ‘omschrijving’ through Als kolom tonen: omschrijving.
Bij aangepaste kolommen worden onder de kopregel met het documenttype de regel met de kolomkoppen getoond, hierbij kun je gebruik maken van de volgende opties:
At changed columns, the line with the column headings is shown below the heading line with the document type; here you can make use of the following options:
- indien meerdere kolommen aanwezig zijn kun je met en de kolommen sorteren;if several columns are present you can sort the columns with and;
- indien een kolom aanwezig is, kun je deze via de verwijderen;if a column is present, you can remove it through the;
- via het uitklapmenu dat rechts van de kolomnaam staat kun je een filter toepassen op de betreffende kolom. Bijvoorbeeld als je de kolomnaam gebruikt kun je met de filter aangeven dat je enkel de bestanden wilt hebben met een bepaald (deel van een) woord. Daarnaast kun je ook hier aangeven of je de kolom wilt verplaatsen of verwijderen;through the drop-down menu to the right of the column name you can apply a filter to the column in question. For instance, if you use the column name, you can indicate with the filter that you only want the files with a particular word (or part of a word). Besides that, you can also indicate here whether you want to move or remove the column;
- Toevoegen filter op kolom — bij een klik op Voeg filter toe verschijnt er een invoervenster met een veld voor een (gedeelte van de) waarde met twee knoppen: Toon en Verberg. Klik je op Toon, dan wordt dat in de kop getoond als ‘=waarde’ (bevat de waarde). Klik je op Verberg, dan wordt dat in de kop getoond als ‘<>waarde’. Via bijvoorbeeld het filter Voeg filter toe: Alleen conceptversie krijg je enkel de documenten te zien in concept.Toevoegen filter op kolom — on clicking Voeg filter toe, an input window appears with a field for a value (or part of a value) and two buttons: Toon and Verberg. If you click Toon, that is shown in the heading as ‘=waarde’ (contains the value). If you click Verberg, that is shown in the heading as ‘<>waarde’. Through the filter Voeg filter toe: Alleen conceptversie, for instance, you only get to see the documents in concept.
Het is mogelijk meerdere filters op dezelfde kolom te plaatsen, zowel met betrekking tot Toon als met betrekking tot Verberg. Dit wordt in de kop getoond met een komma tussen de waarden.
It is possible to place several filters on the same column, both concerning Toon and concerning Verberg. This is shown in the heading with a comma between the values.
Filters houden geen rekening met hoofdletters en kleine letters, met diakrieten en met formaten (numeriek, datum). Er wordt simpelweg vergeleken met de waarde zoals die op het scherm wordt getoond. Met betrekking tot de naam van een document geldt dus dat alleen wordt gekeken naar de naam van het document in het betreffende dossier en niet naar een eventuele andere naam van hetzelfde document in een ander dossier.
Filters do not take account of upper and lower case, of diacritics or of formats (numeric, date). The comparison is simply made with the value as it is shown on the screen. Concerning the name of a document, this means that only the name of the document in the dossier in question is looked at, and not any other name of the same document in another dossier.
Als een filter is geactiveerd wordt de knop Verwijder alle filters zichtbaar boven in het scherm.
If a filter has been activated, the Verwijder alle filters button becomes visible at the top of the screen.
Het is ook mogelijk de optie alle documenten in blok per documenttype te (de)activeren via de optie alle documenten in één blok rechts in de kop van het 1e blok van het dossier bij Geselecteerd.
It is also possible to (de)activate the option alle documenten in blok per documenttype through the option alle documenten in één blok on the right in the heading of the dossier's 1st block, at Geselecteerd.
Als documenten in blok per documenttype aan staat is het ook mogelijk een documentenlijst te maken. Dit is een overzicht van alle geselecteerde documenten in 1 document. Zie ‘Hoe maak ik een documentenlijst’.
If documenten in blok per documenttype is switched on, it is also possible to create a document list. This is an overview of all selected documents in 1 document. See ‘Hoe maak ik een documentenlijst’.