Het waarom en hoe van een archiefbeoordeling?The why and how of an archive assessment?
De archiefbeoordeling is een optioneel vervolgzaaktype welke automatisch kan starten na het afhandelen van een zaak. De archiefbeoordeling is dus niet verplicht!
The archive assessment is an optional follow-up case type (zaaktype) that can start automatically after a zaak has been dealt with. The archive assessment is therefore not mandatory!
Het doel van de archiefbeoordeling is om te controleren of het zaakdossier correct gevuld met de juiste documenttypen die geschikt zijn voor archiveren.
The purpose of the archive assessment is to check whether the zaakdossier is correctly filled with the right document types that are suitable for archiving.
Er kunnen meerdere soorten archiefbeoordeling geconfigureerd worden. Bijvoorbeeld per afdeling of per werkproces.
Several kinds of archive assessment can be configured. For example per department or per work process.
Per zaakresultaattype wordt vastgelegd of en wanneer, welke, archiefbeoordeling opstart.
Per zaak result type it is laid down whether and when, and which, archive assessment starts up.
Per zaakresultaattype wordt vastgelegd of de zaak wordt bevroren na een bepaalde termijn of pas nadat de archiefbeoordeling heeft plaatsgevonden.
Per zaak result type it is laid down whether the zaak is frozen after a certain term or only after the archive assessment has taken place.
Na het uitvoeren van de archiefbeoordeling wordt een zaak bevroren en staat deze te wachten tot het moment komt dat de geconfigureerde vernietigingsprocedure wordt uitgevoerd.
After the archive assessment has been carried out, a zaak is frozen and stands waiting until the moment comes that the configured destruction procedure is carried out.
Zaken die de archiefnominatie ‘Overbrengen’ hebben worden niet vernietigd maar wel veelal periodiek overgebracht naar een E-depot.
Zaken that have the archive nomination ‘Overbrengen’ are not destroyed but are largely transferred periodically to an E-depot.
Acties bij afhandelen zaak archiefbeoordelingActies bij afhandelen zaak archiefbeoordeling
- Open de zaak ArchiefbeoordelingOpen the zaak Archiefbeoordeling
- Klik vanuit het zaakscherm bij de gerelateerde zaak op de A (kleurenbalk) van ArchiefkenmerkenFrom the zaak screen, at the related zaak, click the A (colour bar) for Archiefkenmerken
- Controleer de zaak met de eventuele zaken waarvoor dezelfde archiefkenmerken geldenCheck the zaak together with any cases (zaken) for which the same archive attributes (kenmerken) apply
- Indien nodig kunnen de archiefkenmerken handmatig toegekend worden via de knop Ken handmatig archiefkenmerken toeIf necessary the archive kenmerken can be granted manually through the Ken handmatig archiefkenmerken toe button
- Maak indien gewenst via de knop Voeg archiefaantekening toe een aantekeningIf desired, make a note through the Voeg archiefaantekening toe button
- Activeer de knop Archiefbeoordeling om de zaak archiefbeoordeling af te handelenActivate the Archiefbeoordeling button to deal with the zaak archiefbeoordeling
- Selecteer het resultaat en beantwoord de eventuele vragen in de checklist.Select the result and answer any questions in the checklist.