Hoe worden archiefkenmerken vastgelegd?How are archive attributes (kenmerken) laid down?
Bij het zaaktype worden de archiefkenmerken vastgelegd.
The archive kenmerken are laid down with the case type (zaaktype).
Bij de algemene instellingen van het zaaktype worden de onderstaande algemene archiefkenmerken vastgelegd:
With the general settings of the zaaktype, the general archive kenmerken below are laid down:
| Betreft dit zaaktype de archiefbeoordeling? (ja/nee) | Als waarde ja, dan is dit zaaktype een beoordelingszaaktype waarin alle zaken getoond worden die beoordeeld moeten worden voordat de vernietigingsprocedure kan worden opgestart. Indien het een multi-omgeving-inrichting betreft dan wordt ZK(T)_OMGEVING uit de hoofdzaak gekopieerd naar de Gerelateerde agenderingszaak archiefbeoordeling. Op deze wijze kunnen, via selectie op omgeving, per omgeving de zaken archiefbeoordeling worden verwerkt.With value ja, this zaaktype is an assessment zaaktype in which all cases (zaken) are shown that have to be assessed before the destruction procedure can be started up. If it concerns a multi-environment set-up, then ZK(T)_OMGEVING from the hoofdzaak is copied to the related agenda-setting zaak archiefbeoordeling. In this way the zaken archiefbeoordeling can be processed per environment, through selection on environment. |
| Betreft dit zaaktype de vernietigingsprocedure? (ja/nee) | Als waarde ja, dan betreft dit zaaktype een vernietigingsprocedure zaaktype. Het zaaktype wordt dan ook getoond bij informatiebeheer.With value ja, this zaaktype concerns a destruction procedure zaaktype. The zaaktype is then also shown with informatiebeheer. |
| PDF conversie documenten na bevriezen zaak? (ja/nee) | Moeten documenten na het bevriezen van het zaakdossier naar een PDF formaat geconverteerd worden?Do documents have to be converted to a PDF format after the freezing of the zaakdossier? |
| Scanvelop check bij afhandeling zaak? (ja/nee) | Moet bij het afhandelen van de zaak de controle plaats vinden of de scanvelops gescand zijn bij afhandelen zaak.Does the check have to take place, when the zaak is dealt with, as to whether the scanvelops have been scanned when the zaak is dealt with. |
| Aparte bewaarplaats voor dit zaaktype? (standaard nee) | Bevindt het fysieke archief van dit zaaktype zich op een andere locatie dan centraal bij DIM/DIV (bij vakafdeling zelf)? – Nee = geen actie – Ja = Documenten van dit zaaktype komen na scanning in de DIM/DIV zaakbak “papieren exemplaar doorsturen” (DIM/DIV-checklist)Is the physical archive of this zaaktype at a different location than centrally with DIM/DIV (with the specialist department itself)? – Nee = no action – Ja = Documents of this zaaktype end up, after scanning, in the DIM/DIV zaakbak “papieren exemplaar doorsturen” (DIM/DIV checklist) |
| Classificatieschema | Indien bij registratie een classificatie is aangemaakt kan hier het zaaktype gekoppeld worden aan een classificatie-item.If a classification has been created with a registration, the zaaktype can be linked here to a classification item. |
De specifieke archiefkenmerken worden bepaald bij het inrichten van de resultaattypen bij een zaaktype.
The specific archive kenmerken are determined when setting up the result types with a zaaktype.