Welke gegevens worden vernietigd bij een vernietigingsprocedure?Which data are destroyed with a destruction procedure?
Naast de documenten in het zaakdossier worden ook die gegevens vernietigd, op basis waarvan de zaak “valt te reconstrueren”. Onderdeel van deze meta-gegevens zijn de persoonsgegevens, die daarbij dus ook worden vernietigd.
Besides the documents in the zaakdossier, those data are also destroyed on the basis of which the zaak “can be reconstructed”. Part of these metadata are the personal data, which are therefore also destroyed along with them.
Naast de persoonsgegevens worden ook die kenmerken vernietigd, op basis waarvan de zaak “valt te reconstrueren”. Hierbij wordt de zaaklog niet vergeten, die wordt juist bijgehouden om een zaak te kunnen reconstrueren. Ook de gerelateerde objecten kunnen vernietigd worden.
Besides the personal data, those attributes (kenmerken) are also destroyed on the basis of which the zaak “can be reconstructed”. The zaak log is not forgotten in this: it is kept precisely in order to be able to reconstruct a zaak. The related objects can be destroyed as well.
Een document niet wordt vernietigd als deze ook in een ander zaakdossier voor komt, maar wel vernietigd als deze ook in een objectdossier of map voorkomt. Dit is ooit zo geadviseerd door archiefinspecteurs.
A document is not destroyed if it also appears in another zaakdossier, but it is destroyed if it also appears in an object dossier or a folder. This was once advised in this way by archive inspectors.
Dit heeft tot gevolg dat bij het openen van een document uit een map of objectdossier, welke ook in een vernietigde zaak voor kwam, de volgende melding wordt getoond: “Document is vernietigd en kan niet meer geraadpleegd worden.” Een vernietigd document in een map of objectdossier is ook te herkennen aan het grijze document icoontje links in de documentregel.
This has the consequence that on opening a document from a folder or object dossier that also appeared in a destroyed zaak, the following message is shown: “Document is vernietigd en kan niet meer geraadpleegd worden.” A destroyed document in a folder or object dossier can also be recognised by the grey document icon on the left in the document line.
Wil je ervoor zorgen dat sommige documenten langer bewaard worden, dan zul je deze moeten kopiëren naar een dossier van een zaak met andere archiefkenmerken.
If you want to make sure that some documents are kept longer, then you will have to copy them to a dossier of a zaak with different archive kenmerken.
Na de vernietiging van de zaak is deze anoniem en de zaaknaam vermeldt alleen zaak + nummer.
After the destruction of the zaak it is anonymous, and the zaak name states only zaak + number.
Om er voor te zorgen dat de naam en omschrijving van de zaak als anoniem gemaakt wordt voor de concept vernietigingslijst moet een actie worden ondernomen. Bij ‘Beheren kenmerktype bij zaaktype’ moet, indien de regel ‘Sorteerprioriteit bij naam zaak’ is gevuld, de regel ‘Verbergen bij naam op vernietigingslijst?’ de waarde ‘Ja’ krijgen.
In order to make sure that the name and description of the zaak is made anonymous for the draft destruction list, an action has to be taken. At ‘Beheren kenmerktype bij zaaktype’, if the line ‘Sorteerprioriteit bij naam zaak’ has been filled in, the line ‘Verbergen bij naam op vernietigingslijst?’ has to be given the value ‘Ja’.
Hetzelfde geldt voor registraties om er voor te zorgen dat de naam en omschrijving van het gerelateerde object ook anoniem gemaakt wordt. Bij ‘Beheren kenmerktype bij registratie’ moet, indien de regel ‘Sorteerprioriteit bij naam object’ is gevuld, de regel ‘Verbergen bij naam op vernietigingslijst?’ de waarde ‘Ja’ krijgen.
The same applies to registrations, in order to make sure that the name and description of the related object is made anonymous as well. At ‘Beheren kenmerktype bij registratie’, if the line ‘Sorteerprioriteit bij naam object’ has been filled in, the line ‘Verbergen bij naam op vernietigingslijst?’ has to be given the value ‘Ja’.
Bovendien kan in de registratie bij de instelling ‘Objecten vernietigen bij gerelateerde zaak van type’ de optie ‘laatst gerelateerde zaak ongeacht zaaktype’ of een specifiek zaaktype geselecteerd worden.
Moreover, in the registration at the setting ‘Objecten vernietigen bij gerelateerde zaak van type’, the option ‘laatst gerelateerde zaak ongeacht zaaktype’ or a specific case type (zaaktype) can be selected.
Bij onderstaande tabellen worden geen records verwijderd, maar attributen worden geleegd (X) of van een neutrale waarde voorzien (W). Het blijft daarmee mogelijk om managementinformatie over jaren heen te produceren (ook met betrekking tot vernietigde zaken):
With the tables below no records are removed, but attributes are emptied (X) or given a neutral value (W). It thereby remains possible to produce management information across the years (also with regard to destroyed cases (zaken)):
ZAAK,ZAAKVERLENGING,ZAAKOPSCHORTING,ZAAKSTATUS.
In de volgende tabellen worden de records wel verwijderd (vernietigd) welke aan de zaak gerelateerd zijn:
In the following tables the records that are related to the zaak are removed (destroyed):
TABELNAAM | TABELNAAM |
|---|---|
ZAAKLOGREGEL, | RS_RESERVERING, |
ZAAKBEVRIEZING | EML_EMAIL + EML_EMAILLOG, |
ARCHIEFAANTEKENING | EML_DOCUMENT, |
ZAAKEXTRASIGNALERING | EML_EMAILGEADRESSEERDE, |
ZAAKWEIGERING | GEOOBJECTZAAKOBJECT, |
ZAAKCHECKLISTITEM | WFR_WEBFORMULIERSESSIE |
DOSSIERNAW, | WFR_WEBFORMULIERSESSIENAW |
CORRESPONDENTIENAW (inclusiefincluding GM_KOPPELING) | WFR_WEFFORMULIERSESSIEKENMERK, |
GM_KOPPELING, | WFR_WEBFORMULIERSESSIEBIJLAGE, |
SCANPOSTINTAKE, | AUTORISATIEOBJECT_FNVB, |
SCANVELOP | AUTORISATIEOBJECT_FUNCTIE, |
SCANVELOP | AUTORISATIEOBJECT_ORGO, |
KENMERK, | AUTORISATIEOBJECT_ROL, |
BETALING, | AUTORISATIEOBJECT_GERELATEERD, |
KC_SESSIE (klantcontact) | AUTORISATIEOBJECT_GROEP. |
Bij de tabellen CORRESPONDENTIENAW, DOCUMENT en GEOOBJECT kunnen records gekoppeld zijn aan meerdere zaken, objecten of mappen. Alleen als een record gekoppeld is aan uitsluitend de te vernietigen zaak, zal deze worden verwijderd, geleegd of van een neutrale waarde worden voorzien.
With the tables CORRESPONDENTIENAW, DOCUMENT and GEOOBJECT, records may be linked to several zaken, objects or folders. Only if a record is linked exclusively to the zaak that is to be destroyed will it be removed, emptied or given a neutral value.
Bij het vernietigen van een zaak worden momenteel al documenten fysiek vernietigd als deze niet ook in een ander dossier voorkomen. Als laatste wordt de zaak en documenten aangeboden aan de zoekindex, zodat de zoekindex wordt bijgewerkt.
When a zaak is destroyed, documents are at present already physically destroyed if they do not also appear in another dossier. Lastly the zaak and the documents are offered to the search index, so that the search index is updated.