Hoe verstuur ik een zaakstatus bericht als e-mailbericht?How do I send a zaakstatus message as an e-mail message?
In het zaaktype is vastgelegd of er een statussignalering naar de aanvrager en/of betrokkene moet worden verstuurd. Indien bij de status of het resultaattype is vastgelegd dat er een statusbericht moet worden verstuurd, zal het bericht veelal een voorbeeldtekst met kenmerken uit de zaak bevatten met opmaak.
It is recorded in the case type (zaaktype) whether a status notification has to be sent to the applicant and/or the person involved. If it has been recorded at the status or the result type that a status message has to be sent, the message will generally contain a sample text with attributes (kenmerken) from the case (zaak), with formatting.
In het zaaktype wordt ook bepaald of een statussignalering door de behandelaar geannuleerd mag worden en of de statustekst mag worden aangepast.
The zaaktype also determines whether a status notification may be cancelled by the handler and whether the status text may be changed.
Indien de mailsignalering door de klant is aangegeven als gewenst, wordt in het scherm van de statuswijziging of het resultaat de melding Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres] (aanvrager) en/of Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres] (betreft) getoond als aandachtspunt.
If the customer has stated that the e-mail notification is wanted, the message Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres] (aanvrager) and/or Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres] (betreft) is shown as an aandachtspunt in the status change or result screen.
Nadat de zaak statuswijziging is uitgevoerd wordt pas de statussignalering (mailbericht) getoond; op deze wijze kunnen eventueel zojuist vastgelegde verplichte zaakspecifieke kenmerken opgenomen worden in het mailbericht.
Only after the zaak's status change has been carried out is the status notification (e-mail message) shown; in this way any compulsory zaak-specific kenmerken that have just been recorded can be included in the e-mail message.
Voor het versturen van het signaleringsbericht kunnen onderstaande onderdelen veelal door de behandelaar aangepast/aangevuld worden met gebruik van de HTML web-editor voor de opmaak.
Before the notification message is sent, the components below can generally be changed/supplemented by the handler, using the HTML web editor for the formatting.
Geadresseerden, afzender en onderwerpAddressees, sender and subject
Indien de klant geen mailsignalering wenst staat in het mailscherm, na het zetten van de status of het resultaat, bij geadresseerde (aan) klant krijgt deze signalering niet.
If the customer does not want an e-mail notification, the e-mail screen shows, after the status or the result has been set, at the addressee (aan) klant: krijgt deze signalering niet.
Via het rondje met plusteken + rechts van de ‘Aan’ voeg je handmatig extra geadresseerden toe. Selecteer eerst het type geadresseerde (Aan, Kopie (cc) of Blinde Kopie (bcc)).
Through the circle with a plus sign + to the right of the ‘Aan’ you add extra addressees manually. First select the type of addressee (Aan, Kopie (cc) or Blinde Kopie (bcc)).
Indien de geadresseerde niet getoond wordt tik je de naam in het zoekveld bij een interne geadresseerde, en bij een externe geadresseerde tik je het e-mailadres in het zoekveld. Selecteer vervolgens de naam of het adres onder kopje Selecteer adres. Je kunt maximaal 100 geadresseerden opvoeren, inclusief geadresseerden uit de Eigen of gedeelde e-mailgroepen.
If the addressee is not shown, you type the name in the search field at an internal addressee, and at an external addressee you type the e-mail address in the search field. Then select the name or the address under the heading Selecteer adres. You can enter at most 100 addressees, including addressees from the Eigen or gedeelde e-mail groups.
Bij de afzender Van kun je de naam van de afzender kiezen; het e-mailadres van de afzender is centraal bepaald. De naam van de afzender kan zijn de organisatienaam, de naam afzender vastgelegd bij het zaaktype of je eigen naam (naam van de behandelaar van de zaak).
At the sender Van you can choose the sender's name; the sender's e-mail address is determined centrally. The sender's name can be the organisation's name, the sender name recorded at the zaaktype, or your own name (the name of the zaak's handler).
Het onderwerp wordt bij een zaak al vooringevuld; dit is de naam van de zaak met het zaaknummer. Het onderwerp kan wel aangepast worden, maar het is wel raadzaam het zaaknummer in het onderwerp of mailbericht te noemen als referentie voor de geadresseerde.
At a zaak the subject is already pre-filled; this is the zaak's name with the zaak number. The subject can be changed, but it is advisable to name the zaak number in the subject or the e-mail message as a reference for the addressee.
Indien in het zaaktype bij een status- of het resultaattype e-mailadressen zijn vastgelegd bij E-mailadressen betrokkenen tbv afschrift, wordt er altijd een mailbericht verstuurd naar betrokkenen als BCC, ook als de aanvrager geen mailberichten wenst. Het e-mailbericht wordt ook als document in het zaakdossier geplaatst.
If e-mail addresses have been recorded in the zaaktype at a status or result type at E-mailadressen betrokkenen tbv afschrift, an e-mail message is always sent to those involved as BCC, even if the applicant does not want e-mail messages. The e-mail message is also placed in the zaak dossier as a document.
Kenmerken en bijlagenKenmerken and attachments
Vaak worden in e-mailberichten via statuswijziging kenmerken uit de zaak opgenomen. Als het betreffende kenmerk (XML TAG) in de zaak niet is gevuld, wordt de standaardwaarde getoond (standaard: xxxxx) om aan te geven dat de tag wel bestaat maar niet is gevuld.
Often, kenmerken from the zaak are included in e-mail messages through a status change. If the kenmerk in question (XML TAG) has not been filled in the zaak, the default value is shown (default: xxxxx) to indicate that the tag does exist but has not been filled.
Als behandelaar heb je veelal de keuze de tekst aan te passen of het kenmerk alsnog te vullen voordat het bericht wordt verstuurd. Breek het e-mailbericht af via de X rechtsboven in het venster. Vul het ontbrekende kenmerk en open het mailbericht via de knop ‘Maak concept e-mail af’ en druk op F5 om de inhoud van het bericht te verversen.
As the handler you generally have the choice of changing the text or filling the kenmerk after all before the message is sent. Break the e-mail message off through the X at the top right of the window. Fill the missing kenmerk and open the e-mail message through the ‘Maak concept e-mail af’ button, and press F5 to refresh the message's content.
Selecteer indien nodig documenten uit het zaakdossier of de map als bijlage. De eventuele bijlagen die meegestuurd moeten worden moet je aanvinken. Het is mogelijk zowel documenten uit het dossier/map toe te voegen als bijlagen die in het documentenmandje aanwezig zijn. De documenten uit het documentenmandje worden boven de documenten uit het dossier of de map getoond.
If necessary, select documents from the zaak dossier or the folder as attachments. You have to tick any attachments that have to be sent along. It is possible to add both documents from the dossier/folder and attachments that are present in the documentenmandje. The documents from the documentenmandje are shown above the documents from the dossier or the folder.
Als het bericht klaar is klik op “Verstuur e-mail”.
When the message is ready, click “Verstuur e-mail”.
Verwijzingen in mailbericht en omvang bijlagenReferences in the e-mail message, and attachment size
In een zaakstatus e-mailbericht (Type tekst bij verwijzing) kan het volgende getoond worden *:
In a zaakstatus e-mail message (Type tekst bij verwijzing) the following can be shown *:
| Verwijzing zaakstatus website | (standaard bij extern zaaktype) Een mailbericht naar een externe aanvrager bevat naast een referentiecode, ook altijd een versleutelde verwijzing naar de zaakstatus informatie op de website;(by default at an external zaaktype) An e-mail message to an external applicant always contains, besides a reference code, an encrypted reference to the zaakstatus information on the website; |
| Verwijzing zaak intranet | (standaard bij intern zaaktype) Voor een interne aanvrager wordt er een versleutelde verwijzing toegevoegd naar intranet (al naar gelang de rechten voor de zaak leidt de verwijzing naar de zaak of de interne zaakstatusinformatie);(by default at an internal zaaktype) For an internal applicant an encrypted reference to the intranet is added (depending on the rights for the zaak, the reference leads to the zaak or to the internal zaakstatus information); |
| Verwijzing naar maildossier | (indien bij zaaktype ingesteld of keuze bij mail vanuit algemene map) Indien een mailbericht wordt verstuurd naar een externe adviseur is het mogelijk dat het bericht naast een referentiecode, ook een verwijzing bevat naar een (mail)dossier. Dit is een soort zaakstatus pagina op de website speciaal voor externe adviseurs. De versleutelde verwijzing is te gebruiken tot (datum vandaag + dagen in zaaktype kenmerk Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail).(if set at the zaaktype, or a choice at e-mail from a general folder) If an e-mail message is sent to an external adviser, it is possible that the message contains, besides a reference code, a reference to a (mail) dossier. This is a kind of zaakstatus page on the website especially for external advisers. The encrypted reference can be used until (today's date + the days in the zaaktype kenmerk Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail). |
*) Als voor het mailbericht als geadresseerde een e-mailadres is opgegeven dat ook bij een medewerker in de telefoongids staat, wordt de verwijzing altijd omgebouwd naar een intranetlink naar de zaak of interne zaakinfo.
*) If an e-mail address has been given as the addressee for the e-mail message that also appears at a member of staff in the telefoongids, the reference is always converted into an intranet link to the zaak or internal zaak information.
Wanneer het e-mailadres niet van een medewerker is, niet van de externe klant is én niet van een externe adviseur is (waarvoor een verwijzing naar het (mail)dossier is opgenomen), zal de ontvanger van de e-mail de verwijzing kunnen zien. Echter na het klikken op de verwijzing zal de standaardtekst De verwijzing in het e-mailbericht is bedoeld voor een andere geadresseerde worden getoond. Deze standaardtekst is aan te passen via omgevingsparameter EMLMELDINGTEKSTVERWGEEN.
When the e-mail address is not that of a member of staff, not that of the external customer, and not that of an external adviser (for whom a reference to the (mail) dossier has been included), the recipient of the e-mail will be able to see the reference. However, after clicking the reference, the default text De verwijzing in het e-mailbericht is bedoeld voor een andere geadresseerde will be shown. This default text can be changed through the environment parameter EMLMELDINGTEKSTVERWGEEN.
Met betrekking tot de hostnaam in de verwijzing wordt gebruik gemaakt van de omgeving (OMG_URL) van de betreffende zaak Omgeving communicatie klant (op basis van ZK_OMGEVING of, indien leeg, ZKT_OMGEVING).
With regard to the host name in the reference, the environment (OMG_URL) of the zaak in question, Omgeving communicatie klant, is used (on the basis of ZK_OMGEVING or, if empty, ZKT_OMGEVING).
De procedure verwijzing logt de aangeklikte verwijzingen vanuit e-mailberichten voordat deze voor een doorverwijzing zorgt (in tabel EML_VERWIJZINGLOG). Met deze log is indien gewenst te achterhalen hoe vaak en welke geadresseerden gebruik maken van verwijzingen in de e-mailberichten.
The verwijzing procedure logs the references clicked from e-mail messages before it carries out a redirect (in the table EML_VERWIJZINGLOG). With this log it can, if desired, be traced how often, and which addressees, make use of references in the e-mail messages.
Omvang bijlagenAttachment size
Indien de omvang van de bijlagen het via parameter EMLBIJLAGENMAXMB (standaardwaarde 10 MB) ingestelde maximum overschrijdt, wordt de ingestelde melding vanuit parameter EMLBIJLAGENMAXMBTEKST getoond: “Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB).”
If the size of the attachments exceeds the maximum set through the EMLBIJLAGENMAXMB parameter (default value 10 MB), the message set in the EMLBIJLAGENMAXMBTEKST parameter is shown: “Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB).”
Als de zoeven genoemde maximum omvang van de bijlagen is overschreden zie je tijdens het tikken van de mailtekst de melding via een pop-up. Dezelfde melding wordt bij een klik op de knop ‘Verstuur e-mail’ getoond. Het is dan onmogelijk de e-mail te verzenden.
If the maximum attachment size just named has been exceeded, you see the message through a pop-up while typing the e-mail text. The same message is shown on clicking the ‘Verstuur e-mail’ button. It is then impossible to send the e-mail.
Statussen overslaan en e-mailsignaleringenSkipping statuses and e-mail notifications
Indien een status gezet wordt waarbij één of meer statussen overgeslagen worden, zal met de EML functionaliteit voor de tussenliggende status GEEN statusmail aangemaakt worden. Bijvoorbeeld bij het zetten van status 3 vanuit status 1 wordt voor status 2 geen statusmail verstuurd. Bij het overslaan van een status (n.v.t.) via Optie niet van toepassing=Ja bij het statustype van het zaaktype wordt er ook geen statusmail verstuurd.
If a status is set whereby one or more statuses are skipped, NO status e-mail will be created for the intermediate status by the EML functionality. For instance, when setting status 3 from status 1, no status e-mail is sent for status 2. When skipping a status (not applicable) through Optie niet van toepassing=Ja at the zaaktype's status type, no status e-mail is sent either.
Ditzelfde gebeurt ook wanneer het mogelijk is vanaf een bepaalde status de zaak af te handelen. Bijvoorbeeld als een zaak vanuit status 1 direct afgehandeld wordt, zal voor tussenliggende statussen geen statusmails aangemaakt worden.
The same also happens when it is possible to settle the zaak from a particular status onwards. For instance, if a zaak is settled straight away from status 1, no status e-mails will be created for the intermediate statuses.