Hoe verstuur ik een e-mail vanuit een dossier of map?How do I send an e-mail from a dossier or folder?
Om een mail te kunnen versturen vanuit een zaak heb je behandelrechten nodig op het zaaktype.
To be able to send an e-mail from a case (zaak) you need handling rights on the case type (zaaktype).
Door vanuit de zaak het Dirigentje te activeren en daarna tab Stel e-mail op kies je voor Geen sjabloon of, indien beschikbaar, een voorgeconfigureerd Mail-sjabloon. Indien je kiest voor sjabloon zijn onderstaande onderdelen al grotendeels vooringevuld. Kies je voor geen sjabloon, dan moeten onderstaande onderdelen ingevuld worden.
By activating the Dirigentje from the zaak and then the Stel e-mail op tab, you choose Geen sjabloon or, if available, a pre-configured e-mail template. If you choose a template, the components below are already largely pre-filled. If you choose no template, the components below have to be filled in.
- Kies het type geadresseerde (Aan, Kopie of Blinde Kopie).Choose the type of addressee (Aan, Kopie or Blinde Kopie).
- Selecteer (bij een zaakdossier) de rol van de geadresseerde: Klant (hoofdzaak), Adviseur, Betrokkene, Behandelaar hoofdzaak, Behandelaar deelzaak.Select (at a zaak dossier) the addressee's role: Klant (hoofdzaak), Adviseur, Betrokkene, Behandelaar hoofdzaak, Behandelaar sub-case (deelzaak).
- Zoek vervolgens de betreffende ontvanger op indien het al een in Mozard bekend mailadres is, of voer handmatig het e-mailadres in. Bij de selectie klant (hoofdzaak), behandelaar hoofdzaak, behandelaar deelzaak wordt het mailadres direct getoond. Selecteer de suggesties en ga verder met het opstellen van je mailbericht.Then look up the recipient in question if it is an e-mail address already known in Mozard, or enter the e-mail address manually. At the selection klant (hoofdzaak), behandelaar hoofdzaak, behandelaar deelzaak the e-mail address is shown straight away. Select the suggestions and carry on drafting your e-mail message.
Na de selectie van de 1e geadresseerde staat er een rondje met plusteken rechts van de ‘Aan’. Hiermee kunnen geadresseerden via aan, cc of bcc worden toegevoegd met als rol klant, adviseur of betrokkene.
After the 1st addressee has been selected, there is a circle with a plus sign to the right of the ‘Aan’. With this, addressees can be added through aan, cc or bcc with the role of klant, adviseur or betrokkene.
Bij het toevoegen van een geadresseerde in de rol van adviseur of betrokkene aan een e-mailbericht verschijnen eerder gebruikte e-mailadressen en/of mailgroepen als suggestie. Deze e-mailadressen kunnen ook bewerkt worden via het uitklapmenu rechts van het e-mailadres, als een soort e-mailadresboek. Hierbij heb je de volgende mogelijkheden:
When adding an addressee in the role of adviseur or betrokkene to an e-mail message, e-mail addresses and/or e-mail groups used earlier appear as suggestions. These e-mail addresses can also be edited through the drop-down menu to the right of the e-mail address, as a kind of e-mail address book. Here you have the following options:
- als favoriet te markeren;marking it as a favourite;
- als verborgen te markeren;marking it as hidden;
- de naam bij het e-mailadres te wijzigen.changing the name at the e-mail address.
Let op: het maximaal aantal geadresseerden in een mailbericht is 100, inclusief geadresseerden uit de Eigen of gedeelde e-mailgroepen.
Do note: the maximum number of addressees in an e-mail message is 100, including addressees from the Eigen or gedeelde e-mail groups.
Samenstellen mailberichtComposing the e-mail message
Onder de geadresseerde staat de regel Van / Afzender — hier wordt de standaard afzender uit het zaaktype getoond (naam behandelaar, naam uit parameter EMLAFZENDERNAAM of Aangepaste afzender). Eén van de 3 soorten afzenders kan ook geselecteerd worden in het mailbericht. Het e-mailadres van de afzender is centraal bepaald en kan niet gewijzigd worden.
Under the addressee is the line Van / Afzender — here the default sender from the zaaktype is shown (the handler's name, the name from the EMLAFZENDERNAAM parameter, or a custom sender). One of the 3 kinds of sender can also be selected in the e-mail message. The sender's e-mail address is determined centrally and cannot be changed.
Het onderwerp wordt bij een zaak al voor ingevuld; dit is het zaaknummer en de zaaknaam. Het onderwerp kan wel aangepast worden, maar het is wel raadzaam het zaaknummer in het onderwerp te noemen als referentie voor de geadresseerde. Bij een mailbericht vanuit een map wordt de mapnaam vooringevuld, en vanuit een object wordt als onderwerp ‘GM Object dossier obj-nr:12345’ getoond.
At a zaak the subject is already pre-filled; this is the zaak number and the zaak name. The subject can be changed, but it is advisable to name the zaak number in the subject as a reference for the addressee. At an e-mail message from a folder the folder name is pre-filled, and from an object ‘GM Object dossier obj-nr:12345’ is shown as the subject.
Vervolgens wordt een tekstblok getoond voor de inhoud van het bericht, welke is voorzien van een zogenaamde HTML-editor om de layout van het bericht aan te passen of een link in het bericht op te nemen. Als behandelaar kun je veelal de tekst aanpassen voordat het bericht wordt verstuurd.
Then a text block is shown for the message's content, which is provided with a so-called HTML editor for changing the message's layout or including a link in the message. As the handler you can generally change the text before the message is sent.
Type tekst bij verwijzingType tekst bij verwijzing
Bij Type tekst bij verwijzing kan het volgende getoond worden:
At Type tekst bij verwijzing the following can be shown:
| Verwijzing zaakstatus website | (Alleen vanuit zaakdossier en standaard bij extern zaaktype) * Een mailbericht naar een externe aanvrager bevat naast een referentiecode, ook altijd een versleutelde verwijzing naar de zaakstatus informatie op de website;(Only from a zaak dossier, and by default at an external zaaktype) * An e-mail message to an external applicant always contains, besides a reference code, an encrypted reference to the zaakstatus information on the website; |
| Verwijzing zaak intranet | (Alleen vanuit zaakdossier en standaard bij intern zaaktype) Voor een interne aanvrager wordt er een versleutelde verwijzing toegevoegd naar intranet (al naar gelang de rechten voor de zaak leidt de verwijzing naar de zaak of de interne zaakstatusinformatie);(Only from a zaak dossier, and by default at an internal zaaktype) For an internal applicant an encrypted reference to the intranet is added (depending on the rights for the zaak, the reference leads to the zaak or to the internal zaakstatus information); |
| Verwijzing naar maildossier | (indien bij zaaktype ingesteld of keuze bij mail vanuit algemene map) * Indien een mailbericht wordt verstuurd naar een externe adviseur is het mogelijk dat het bericht naast een referentiecode, ook een verwijzing bevat naar een (mail)dossier. Via de verwijzing krijgt de externe adviseur inzicht in het volledige zaakdossier en krijgt hij de mogelijkheid om een document toe te voegen aan het dossier. De versleutelde verwijzing is te gebruiken tot (datum vandaag + dagen in zaaktype kenmerk Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail).(if set at the zaaktype, or a choice at e-mail from a general folder) * If an e-mail message is sent to an external adviser, it is possible that the message contains, besides a reference code, a reference to a (mail) dossier. Through the reference the external adviser gets insight into the complete zaak dossier and gets the option of adding a document to the dossier. The encrypted reference can be used until (today's date + the days in the zaaktype attribute (kenmerk) Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail). |
*) Van een mailbericht naar een collega (e-mailadres komt voor in telefoongids) gaat de uiteindelijke verwijzing altijd naar intranet en nooit naar zaakstatus op de website of naar een maildossier.
*) For an e-mail message to a colleague (the e-mail address occurs in the telefoongids), the eventual reference always goes to the intranet and never to zaakstatus on the website or to a mail dossier.
Selecteer indien nodig documenten uit de map als bijlageSelect documents from the folder as attachments if necessary
De eventuele bijlagen die meegestuurd moeten worden vink je aan. Het is mogelijk zowel documenten uit het dossier/map toe te voegen als bijlagen die in het documentenmandje aanwezig zijn. De documenten uit het documentenmandje worden boven de documenten uit het dossier of de map getoond.
You tick any attachments that have to be sent along. It is possible to add both documents from the dossier/folder and attachments that are present in the documentenmandje. The documents from the documentenmandje are shown above the documents from the dossier or the folder.
Indien de omvang van de bijlagen het via parameter EMLBIJLAGENMAXMB (standaardwaarde 10 MB) ingestelde maximum overschrijdt, wordt de ingestelde melding vanuit parameter EMLBIJLAGENMAXMBTEKST getoond: Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB).
If the size of the attachments exceeds the maximum set through the EMLBIJLAGENMAXMB parameter (default value 10 MB), the message set in the EMLBIJLAGENMAXMBTEKST parameter is shown: Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB).
Als het maximum omvang van de bijlagen is overschreden zie je tijdens het tikken van de mailtekst de melding via een pop-up. Dezelfde melding wordt bij een klik op de knop Verstuur e-mail getoond. Het is dan onmogelijk de e-mail te verzenden.
If the maximum size of the attachments has been exceeded, you see the message through a pop-up while typing the e-mail text. The same message is shown on clicking the Verstuur e-mail button. It is then impossible to send the e-mail.
Als het mailbericht klaar is activeer je de knop ✓ Verstuur e-mail.
When the e-mail message is ready, you activate the ✓ Verstuur e-mail button.